8 Bí quyết giúp bạn thiết lập 5S trong quản lý chất lượng thành công

5S trong quản lý chất lượng là một phương pháp quản lý của người Nhật. Mô hình này được xuất phát từ chiết lý con người là trung tâm của mọi sự phát triển. Hiện nay, mô hình 5S đang được áp dụng ở nhiều quốc gia, nhất là Nhật Bản như một nền tảng để áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng. Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp Việt vẫn khá lúng túng với việc áp dụng 5S, vì vậy hãy cùng LAVAN tìm hiểu bí quyết thiết lập mô hình này.

1. Lãnh đạo là người chịu trách nhiệm cuối cùng trong 5S

5s trong quản lý chất lượng

Lãnh đạo là người chịu trách nhiệm cuối cùng

Nhiều người cứ nghĩ rằng 5S trong quản lý chất lượng là công việc thường nhật và không quá khó khăn để thực hiện nó. Nên đôi khi chính họ là người khởi xướng lên chiến dịch 5S; nhưng rồi lại là người rời xa nó. "Rời xa" ở đây là giao lại trách nhiệm cho cấp dưới với hy vọng là sẽ thay thế mình tiếp tục thực hiện và theo dõi. Nên thật không may, đây cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến thất bại của 5S. Bởi lẽ, sự tham gia của lãnh đạo là yếu tố chủ chốt quyết định sự thành công của cả chiến dịch. Phương pháp 5S trong quản lý chất lượng có đi đúng hướng, có được thực hiện nghiêm túc và thậm chí là nhận được sự đoàn kết của toàn thể nhân viên hay không, chính là nhờ vào sự dẫn dắt làm gương của Lãnh đạo.

2. Mỗi quyết định cần nhận được sự đồng thuận

5s trong quản lý chất lượng

Mỗi quyết định cần nhận được sự đồng thuận

Phương pháp 5S trong quản lý chất lượng không nên là sản phẩm của một phòng ban nào mà là sản phẩm của cả công ty; trong đó sẽ có slogan, poster, các chính sách. Việc này giúp tránh việc chỉ một phòng ban thực hiện và bị cô lập. Ngoài ra việc thiết lập chung để nhận được sự đồng thuận của mọi người có thể giúp họ nhận ra vai trò và nhiệm vụ của họ trong chiến dịch.

3. Sự chung tay của toàn bộ tổ chức trong việc thực hiện 5S

5s quản lý chất lượng

Sự chung tay của toàn bộ tổ chức

Phương pháp 5S trong quản lý chất lượng không thể thành công nếu không có sự đồng lòng của toàn thể nhân viên trong công ty. Đồng lòng ở đây có nghĩa là mọi người phải tham gia vào tất cả khía cạnh của 5S; luôn sẵn sàng khi cần có sự hỗ trợ trong cả một chiến dịch, nhất là tại nơi làm việc.

4. Giải thích cho tất cả mọi người về 5S

5s trong quản lý chất lượng

Giải thích cho tất cả mọi người

Không phải mọi người ai cũng hiểu về mô hình 5S trong quản lý chất lượng và thực hiện liên tục. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần hướng dẫn và giải thích cho nhân viên thường xuyên, liên tục bất cứ khi nào có thể. Đó có thể là các buổi họp hàng tháng, hàng quý, các hội thảo, chuyên đề, thậm chí là các buổi họp giao ca hàng ngày. Từ đó có thể khiến mọi người duy trì, củng cố thực hiện 5S.

5. Kiên trì và tỉ mỉ trong thực hiện

Bạn cần chắc rằng tất cả các thành viên trong công ty hiểu được ý nghĩa của từng S. Ví dụ như khi thực hiện sàng lọc thông qua Red tag để loại bỏ những mục không cần thiết. Hãy chắc chắn rằng người thực hiên hiểu được tiêu chí và phát hiện đúng những gì cần được gắn thẻ.

Hay khi sắp xếp công việc qua Signboards, người thực hiện cần biết lầm thế nào để có thể tự tin thiết lập bảng hiệu chứa thông tin đúng. Liên quan đến vấn đề vệ sinh, mọi người biết làm thế nào để ra tạo đường phân chia.

6. Nhanh chóng trong việc gắn thẻ Red tag và chuyển qua Signboards

Redtag và Signboard là hai chiến lược 5S trong quản lý chất lượng được thực hiện lặp lại trong nhiều năm. Nếu gắn Redtag quá lâu mọi người sẽ mất dần hứng thú hoặc muốn cất giữ mọi thứ hơn là muốn bỏ đi. Trên thực tế, khi cần cân nhắc giữa việc như bỏ cái gì đó hoặc không, sẽ có nhiều trường hợp gây ra phân vân cho người thực thi đó là cần vừa, cần một chút, cần ít,… Do đó, công đoạn này không cần phân biệt quá rõ dàng. Thay vào đó chúng ta chỉ nên thực hiện Redtag trong một thời gian ngắn và lặp lại theo định kì.

7. Sự tham gia các lần kiểm tra của lãnh đạo, quản lý

Lãnh đạo nên là người đích thân kiểm tra các hoạt động 5S tại nhà máy và nơi làm việc. Sau đó đưa ra nhận xét điều gì đã làm tốt cần phát huy và điều gì chưa tốt cần khắc phục. Điều này sẽ giúp nhân viên thực hiện 5S nghiêm túc hơn.

8. Nhấn mạnh sự quan trọng của 5S

Như chúng tôi đã nói từ đầu, 5S là nền tảng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng, cải tiến và phát triển của tổ chức. Vậy nên hãy tuyên truyền điều này cho mọi người nhận thức điều này. Hãy cho nhân viên thấy kết quả và tác dụng của 5S giúp họ có động lực để tiếp tục duy trì và cải thiện 5S.

Hi vọng rằng với 8 bí quyết thiết lập 5S trong quản lý chất lượng trên có thể giúp doanh nghiệp bạn thực hiện chiến dịch thành công. Tạo nên nền tảng áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả xuất phát từ quan điểm làm việc trong môi trường làm việc lành mạnh, thoáng đãng, tiện lợi giúp tinh thần thoải mái, năng xuất lao động cao hơn.

>> Tham khảo thêm lợi ích của 5S trong hoạt động cải tiến năng suất chất lượng