Xã hội ngày càng phát triển thì nấc thang nhu cầu của con người theo Maslow ngày càng cao, ngoài những yêu cầu bắt buộc về chất lượng và mẫu mã thì các yêu cầu về an toàn sức khỏe và môi trường cũng đã được đưa lên mối quan tâm hàng đầu. Chính vì những thay đổi đó, để đáp ứng được nhu cầu của thị trường thì các doanh nghiệp bắt buộc phải thiết lập các công cụ kiểm soát nhằm đảm bảo sản phẩm dịch vụ có thể đáp ứng được các yêu cầu trên. Hiện tại có rất nhiều tiêu chuẩn được biên soạn để giúp doanh nghiệp kiểm soát hoạt động, đáp ứng các yêu cầu về Chất lượng, An toàn sức khỏe nghề nghiệp và Môi trường (QHSE). Thông dụng và phổ biến nhất chính là bộ ba tiêu chuẩn ISO 9001, ISO 14001 và ISO 45001 được biên soạn một cách đồng bộ để hướng dẫn cho các doanh nghiệp thiết lập hệ thống chung để kiểm soát Chất lượng, An toàn sức khỏe nghề nghiệp và Môi trường.

Vậy tại sao các doanh nghiệp cần phải có hệ thống quản lý?

Ngày nay sự quan tâm của khách hàng không phải là dịch vụ của doanh nghiệp bạn tốt như thế nào, hoàn hảo như thế nào mà yếu tố quan tâm chính đó là sự ổn định về chất lượng dịch vụ, ngoài ra khách hàng còn quan tâm đến những rủi ro mà họ có thể bị ảnh hưởng nếu sử dụng sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp của bạn, chính vì thế khách hàng luôn đặt câu hỏi làm thế nào để doanh nghiệp của bạn kiểm soát được rủi ro, ổn định chất lượng dịch vụ và cải tiến liên tục? Chỉ có một câu trả lời duy nhất là doanh nghiệp bạn có một hệ thống quản lý vận hành hiệu quả, hệ thống quản lý giúp doanh nghiệp nhận diện được các thay đổi, rủi ro và kiểm soát chúng, đồng thời có các cơ chế để kiểm soát được các hoạt động, nguồn lực… nhằm đáp ứng được các các cam kết với khách hàng để đảm bảo để hoàn thành mục tiêu và chiến lược đề ra.

Các thành phần của một hệ thống quản lý

  • Sổ tay hệ thống – Chính sách – Mục tiêu
  • Cơ cấu tổ chức, chức năng và quyền hạn
  • Các quy trình, thủ tục, hướng dẫn công việc
  • Hệ thống trao đổi thông tin, cơ sở dữ liệu, hồ sơ
  • Các thông tin phản hồi đánh giá từ khách hàng
  • Hệ thống đo lường, báo cáo, phân tích và cải tiến
  • Hệ thống kiểm soát các nguồn của công ty
  •  …

Lợi ích của hệ thống hệ thống quản lý

  • Giảm thiểu chi phí vận hành

Khi được áp dụng nhất quán, thông qua việc cải tiến liên tục hệ thống quản lý có thể hạn chế tất cả các rủi ro, giảm chi phí trong toàn tổ chức, bằng cách loại bỏ các hành động dư thừa, tận dụng tối đa nguồn lực, hệ thống quản lý đảm bảo việc cung cấp các sản phẩm dịch vụ tốt và đồng điều tới khách hàng giúp giảm đáng kể chi phí vận hành.

  • Nâng cao sự hài lòng khách hàng

Ngoài ra, việc kiểm soát sản phẩm để duy trì chất lượng luôn ổn định, một lợi ích lâu dài của hệ thống quản lý chất lượng là luôn ghi nhận, đo lường sự hài lòng và phản hồi của khách hàng, đó là cơ sở để đánh giá sự phù hợp của sản phẩm với nhu cầu của thị trường để làm cơ sở cho việc cải tiến và phát triển sản phẩm dịch vụ ngày càng tốt hơn.

  • Phát triển tổ chức liên tục

Một trong số những lợi ích của Hệ thống quản lý là cải thiện tổ chức thông qua việc phát triển văn hóa doanh nghiệp và phát triển con người để đáp ứng các yêu cầu của hệ thống. Bên cạnh đó, ngoài việc tập trung vào chất lượng sản phẩm ngăn ngừa lỗi trong quá trình vận hành, hệ thống quản lý còn tập trung vào việc phát triển tinh thần làm việc đội nhóm dẫn đến việc hình thành các nhóm liên bộ phận đa chức năng.

Các chương trình thực hiện khi xây dựng hệ thống quản lý theo ISO

Thiết lập hệ thống văn bản theo yêu cầu của ISO

  • Thiết lập Sổ tay – Chính sách – Mục tiêu
  • Thiết lập cơ cấu tổ chức, chức năng quyền hạn
  • Hoạch định cấu trúc, định dạng của hệ thống tài liệu
  • Thiết lập quy trình, thủ tục để kiểm soát các quá trình
  • Thiết lập hệ thống kiểm soát dữ liệu, hồ sơ và báo cáo

Các chương trình đào tạo khi thiết lập hệ thống

  • Đào tạo tư duy nhận thức về chất lượng, hệ thống
  • Đào tạo yêu cầu về tiêu chuẩn ISO 9001, 14001, 45001
  • Đào tạo phương pháp đánh giá nội bộ cho 3 tiêu chuẩn
  • Đào tạo tiếp cận hệ thống mới vừa được thiết lập
  • Hướng dẫn vận hành và kiểm soát hệ thống tài liệu

Hướng dẫn vận hành, đo lường và điều chỉnh

  • Kiểm tra, đánh giá và theo dõi tính hiệu lực của tài liệu
  • Thực hiện đo lường các số liệu vận hành của hệ thống
  •  Tổ chức đánh giá nội bộ và xem xét lãnh đạo hệ thống
  • Phân tích và đề xuất các giải pháp khắc phục, phòng ngừa
  • Thực hiện các cải tiến để để hệ thống luôn phù hợp