Covid-19 phơi bày lỗ hổng quản trị doanh nghiệp – Giải pháp khắc phục

Thực tế cho thấy, lỗ hổng quản trị doanh nghiệp đang xuất hiện và tình hình trở nên nghiêm trọng bởi đợt dịch Covid-19. Dựa trên kết quả rà soát mới đây của Ban Nghiên cứu phát triển kinh tế tư nhân cho thấy, có hơn 70% trong số 1.200 doanh nghiệp có nguy cơ phá sản nếu dịch bệnh kéo dài trong 6 tháng tới. Một kế hoạch duy trì hoạt động kinh doanh trong thời kỳ khủng hoảng này được xem là giải pháp để doanh nghiệp bảo vệ hoạt động kinh doanh của mình.

Các lỗ hổng quản trị doanh nghiệp xuất phát từ tác động của virus corona

lỗ hổng quản trị doanh nghiệp

Các lỗ hổng quản trị xuất phát từ tác động của dịch corona

  • Doanh nghiệp thiệt hại vì chỉ chọn “cái gì dễ thì làm

Do nhận thức chưa tới nên đôi khi doanh nghiệp chỉ nhìn thấy lợi ích trước mắt. Khi thị trường có biến động dễ dàng thay đổi mục tiêu trong ngắn hạn, mà quên đi lợi ích lâu dài là lỗ hổng quản trị doanh nghiệp nghiêm trọng cần quan tâm. Điển hình là vừa qua, nhiều doanh nghiệp dường như phụ thuộc quá nhiều vào thị trường Trung Quốc. Với tính chất địa lý gần biên giới, dễ xuất khẩu hàng hóa, thu mua với sản lượng cao nhưng không cần quá chất lượng, nên dịch Covid-19 ập tới khiến số hàng không kịp lưu thông, dẫn đến hàng tồn. “Chọn cái dễ, ắt có sơ suất”, thay vì lựa chọn xuất khẩu với đa dạng thị trường; có gian nan và khó khăn hơn, rủi ro cũng thấp hơn là bị lệ thuộc như lần này.

  • Thiếu cái nhìn dài hạn vì vậy chưa đưa ra các giải pháp kịp thời để ứng phó với những ảnh hưởng tiêu cực của dịch bệnh

Không có tính định hướng lâu dài là lỗ hổng quản trị doanh nghiệp thứ hai thường gặp ở các doanh nghiệp Việt. Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp chưa chuẩn bị đầy đủ, cụ thể bất kì giải pháp gì để ứng phó với những ảnh hưởng tiêu cực của dịch bệnh. Sự bị động của các doanh nghiệp phần nào phản ánh năng lực còn hạn chế của khối doanh nghiệp vừa và nhỏ; cũng là chỉ số cảnh báo sớm cho các khủng hoảng có thế xảy ra sau dịch. Thay vì ngồi đau đầu suy nghĩ về các rủi ro trong mùa dịch thì hướng tới tìm kiếm những thị trường tiềm năng mới; đồng thời nâng cao chất lượng phục vụ, thay đổi hình thức offline sang online và tranh thủ thời gian này để đào tạo lại nhân viên.

  • Không có tính độc lập giữa các thành viên

Đánh đồng vai trò của Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc; chưa phân định rõ ràng trách nhiệm giữa bộ phận giám sát, quản lý và cưỡng chế thực thi. Điều này sẽ gây ra sự lạm quyền và tham nhũng của bộ phận Hội đồng quản trị; phát sinh các vấn đề nhức nhối, gây bức xúc trong các cổ đông; đặc biệt là cổ đông nhỏ bên ngoài doanh nghiệp. Tính độc lập không được phân bổ rõ ràng, sẽ không thể thực hiện nhiệm vụ định hướng chiến lược; thiết lập quy chế quy định để điều hành và kiểm soát. Xác định trách nhiệm và quyền hạn giữa các thành viên nhằm quản lý và sửa chữa lỗ hổng quản trị doanh nghiệp này theo mô hình mới phù hợp với đợt dịch Corona.

>> Muốn hạn chế nguy cơ phá sản trước đợt dịch Covid-19, thì bạn không nên bỏ qua cách triển khai hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000

Hướng dẫn cách lập kế hoạch duy trì hoạt động doanh nghiệp trong đợt dịch corona

lỗ hổng quản trị doanh nghiệp

Xây dựng kế hoạch duy trì hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

10 Bước xây dựng kế hoạch duy trì hoạt động của doanh nghiệp, dựa vào hệ thống tiêu chuẩn ISO 22301:

Bước 1: Xác định mục tiêu, phạm vi và nhóm thực hiện của kế hoạch

Cần xác định mục đích rõ ràng và đưa ra các tiêu chí quan trọng; để xác định những sản phẩm/dịch vụ cần được ưu tiên và sự lựa chọn chiến lược duy trì hoạt động kinh doanh của công ty. Phạm vi hay quy mô tiến hành phổ biến kế hoạch là những bộ phận chủ chốt liên quan đến sự tồn tại và duy trì của doanh nghiệp.

Bước 2: Xác định các hoạt động ưu tiên và đặt thời gian mục tiêu phục hồi lỗ hổng quản trị doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần xem xét đâu là sản phẩm/dịch vụ huyết mạch của công ty; cần được ưu tiên khôi phục hoặc được chuyển sang tồn kho, dự trữ và bảo vệ ở khu vực đặc biệt. Cùng nhau phân tích, cho ra con số tương đối về: thời lượng cho phép gián đoạn dài nhất đến những hoạt động ưu tiên của công ty; khoảng bao lâu thì chuyển sang không chấp nhận được. Để từ đó tìm ra những giải pháp khôi phục hoạt động kinh doanh, phục hồi lỗ hổng quản trị doanh nghiệp.

Bước 3: Các nguồn lực chính để phục hồi hoạt động then chốt của doanh nghiệp

  • Trong tầm kiểm soát của công ty; các nguồn lực bao gồm con người, nhà xưởng, dụng cụ, kho bãi, nguyên vật liệu, trang thiết bị, máy móc, hệ thống quản lý doanh nghiệp, bản vẽ, tài liệu quan trọng.
  • Các nguồn cung thiết yếu như điện, nước, nhiên liệu, hệ thống thoát nước, mạng lưới thông tin liên lạc; và mạng lưới giao thông vận tải, mối quan hệ với các đối tác kinh doanh.
  • Danh sách những doanh nghiệp thượng và hạ nguồn trong chuỗi kinh doanh của doanh nghiệp.

Bước 4: Đánh giá các rủi ro tiềm tàng và lên kế hoạch quản trị rủi ro

Xác định, phân tích, đánh giá và lựa chọn những rủi ro; ước lượng tương đối sự ảnh hưởng đến các nguồn lực then chốt của doanh nghiệp. Từ đó đưa ra các giải pháp tối ưu nhằm thu hẹp lỗ hổng quản trị doanh nghiệp.

Bước 5: Bảo vệ và hạn chế thiệt hại trước thảm họa

Đo lường, tính toán những tổn thất của các nguồn lực hỗ trợ; trong phạm vi việc sửa chữa và phục hồi có thể sớm được thực hiện.

Bước 6: Ứng phó khẩn cấp với dịch Covid-19

Xem xét thực hiện những ứng phó tức thời cần thiết khi sự cố xảy ra để ngăn chặn tình trạng khẩn cấp biến thành khủng hoảng ngoài tầm kiểm soát. Ưu tiên hàng đầu của ứng phó khẩn cấp là đảm bảo an toàn cho nhân viên trong công ty. Sử dụng các dụng cụ y tế, hạn chế để công ty hay làm việc online được nhiều doanh nghiệp triển khai và áp dụng.

Bước 7: Chiến lược duy trì hoạt động kinh doanh nhằm sớm hồi phục lỗ hổng quản trị doanh nghiệp

  • Khôi phục lại các hoạt động tại chi nhánh, khu vực bị ảnh hưởng/hư hại.
  • Phục hồi tại địa điểm thay thế; giữ vững mối quan hệ với các nhà cung cấp khi cần tìm tới nguồn hỗ trợ khác và tìm kiếm sự hợp tác từ các đối tác bên ngoài.
  • Khôi phục các hoạt động, lỗ hổng quản trị doanh nghiệp được ưu tiên hàng đầu; bằng các phương án thay thế nhằm tiết kiệm tối đa chi phí, ngân sách của công ty.

Bước 8: Chuẩn bị các chính sách tài chính

Xác định tình hình tài chính trong trường hợp khẩn cấp và chuẩn bị trước các biện pháp phù hợp để bù đắp các thiếu hụt; tránh phá sản khi nguồn thu tạm thời bị ngưng lại. Thắt chặt chi tiêu, giảm biên chế hay cắt giảm lương thưởng để duy trì hoạt động doanh nghiệp.

Bước 9: Thực hiện chiến lược

Sau khi lên kế hoạch chặt chẽ, doanh nghiệp tiến hành triển khai nhằm vá lại lỗ hổng quản trị doanh nghiệp của mình. Dù không cải thiện hoàn toàn tình hình doanh nghiệp, nhưng có thể thay đổi được phần lớn những khó khăn mà doanh nghiệp đang gặp phải do Covid-19.

Bước 10: Đánh giá, theo dõi kết quả và chất lượng

Để kế hoạch công ty đạt hiệu quả nhất, việc theo dõi, kiểm soát và đánh giá các hoạt động của kế hoạch quản trị doanh nghiệp của công ty trước, trong và sau mùa dịch. Từ đó rút ra các kinh nghiệm cần học và áp dụng cho các rủi ro không lường trước được sau này.

Với 10 bước đơn giản, bạn đã có thể giải quyết được bài toán vá các lỗ hỏng quản trị doanh nghiệp, hỗ trợ doanh nghiệp đối mặt với đại dịch toàn cầu Covid-19 trước nguy cơ phá sản. Ngoài ra, doanh nghiệp cần cởi bỏ sự thụ động, thờ ơ hay nản lòng; trước sự đi xuống trầm trọng của các hoạt động sản xuất kinh doanh. Mà thay vào đó, chúng ta nên tích cực và bình tĩnh đối phó với nó; bởi việc phòng chống và đẩy lùi các hậu quả mà dịch bệnh gây ra không những phụ thuộc vào nỗ lực của Nhà nước; mà còn cần sự chung tay góp sức của toàn xã hội.

>> Giải pháp thiết lập và nâng cao hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng cần vào cuộc chiến chống dịch Covid-19