Cách xây dựng mục tiêu chất lượng ISO 9001 theo nguyên tắc SMART

Theo thường lệ vào đầu năm, các doanh nghiệp/ tổ chức sẽ xây dựng mục tiêu chất lượng cho năm mới; sau khi tổng kết kết quả thực hiện năm cũ. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cách xây dựng mục tiêu theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 dựa trên nguyên tắc thông minh SMART.

Định nghĩa mục tiêu chất lượng là gì?

mục tiêu chất lượng

Định nghĩa mục tiêu chất lượng là gì?

Theo khái niệm trong ISO 9001:2015 mục tiêu chất lượng là kết quả phải đạt được về chất lượng. Mục tiêu có hiệu lực khi đạt được về chất lượng, trong khi đó chính sách vẫn có hiệu lực cho đến khi thay đổi. Vì thế, mục tiêu không giống như các chính sách. Mục tiêu được yêu cầu ở các cấp trong tổ chức và được thiết lập thông qua 5 mức độ kiểm soát:

  • Mức độ tổ chức: mục tiêu tạo khả năng để hoàn thành sứ mệnh/ tầm nhìn và phù hợp với chính sách của toàn bộ tổ chức.
  • Mức độ quá trình: liên quan đến hoạt động, quy trình sản xuất và mục tiêu cải tiến quá trình.
  • Mức độ sản phẩm hoặc dịch vụ: các mục tiêu thường hướng đến việc phát triển, nâng cấp các sản phẩm cũ, cho ra đời những sản phẩm mới có tính năng vượt trội, mới lạ, đáp ứng nhu cầu, mong muốn của khách hàng hiện tại, bắt kịp xu hướng và không bị lỗi thời.
  • Mức độ của các phòng ban/chức năng: cam kết duy trì chi tiêu ngân sách hợp lý; đồng thời trả lương và thực hiện cái đãi ngộ hợp lý nhằm giữ chân nhân viên, tạo động lực làm việc, kiểm soát, duy trì chất lượng, năng suất công việc,…
  • Mức độ của các cá nhân: đặt ra các mục tiêu liên quan đến năng suất làm việc, giải quyết các vấn đề, nâng cao kĩ năng kiến thức…

 >> Tham khảo thêm Quy trình áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001 trong doanh nghiệp

Cách xây dựng mục tiêu chất lượng năm 2020 theo nguyên tắc SMART

mục tiêu chất lượng

Cách thiết lập mục tiêu theo nguyên tắc SMART

S – Specific (Cụ thể)

Trước tiên, khi đặt ra mục tiêu, bạn cần trả lời câu hỏi: “Mục tiêu gì? Trong phạm vi nào?”. Việc xác định rõ đối tượng mục tiêu sẽ hình thành cơ sở nhất quán cho việc theo dõi; đánh giá kết quả thực hiện và triển khai các hoạt động khắc phục tương ứng. Thứ hai, sự cụ thể của mục tiêu còn thể hiện ở “kết quả mong muốn đạt được ở mức nào?”. Một mục tiêu mơ hồ sẽ mang lại các kết quả mơ hồ, thiếu chính xác.

M – Measurable (Đo lường được)

Nghĩa là thước đo để xác định mức độ đạt được kết quả mong muốn. Một mục tiêu tốt cần trả lời được câu hỏi “Có cách nào để đánh giá mức độ đạt được mục tiêu?”, “Các số liệu và hệ thống cập nhật, xử lý số liệu có sẵn sàng cho việc đánh giá mức độ đạt mục tiêu?”. Rõ ràng là một mục tiêu như “Nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động” là một mục tiêu vừa chung chung, vừa không đo lường được. Do đó, phương pháp này giúp đảm bảo mục tiêu của doanh nghiệp, có thể đong, đo, cân đếm, đưa ra các số liệu cụ thể dễ dàng hơn.

A – Agreed (Thống nhất)

Theo tiêu chuẩn ISO 9001, mục tiêu tốt là một phần của một hệ thống mục tiêu trong tổ chức. Điều này có nghĩa, các mục tiêu chất lượng luôn phải đảm bảo sự liên quan và tính thống nhất với các mục tiêu cấp trên và cấp dưới của nó (theo phương dọc) và phối hợp đồng bộ cùng các mục tiêu ngang cấp (theo phương ngang). Hiện nay, nhiều công ty còn đề ra các hình thức “ký cam kết thi đua” bằng cách đảm bảo rằng các mục tiêu sau khi có thảo luận thống nhất, được ký xác nhận bởi các nhà quản lý tối cao nhằm “thống nhất” và “nhận trách nhiệm” triển khai, đồng thời được phê duyệt bởi lãnh đạo trực tiếp.

R – Realistic (Thực tế)

Mục tiêu phải nhất quán với chính sách chất lượng và phải hướng đến cải tiến liên tục; như vậy, điều nhắm tới thường là “tốt hơn” so với hiện trạng. Thông thường, sự thực tế phụ thuộc vào 2 cơ sở chính: tính đáng tin cậy và tính đầy đủ của kết quả phân tích số liệu về tình trạng hiện tại; cùng với “sự thỏa đáng, khả thi” của kế hoạch thực hiện.

T – Timebound (Có khung thời gian thực hiện mục tiêu chất lượng)

Nên đặt ra ngày tháng bắt đầu và kết thúc để đạt được mục tiêu. Nếu không thiết lập được thời gian, timeline hiệu quả và tuân theo các bước thì mỗi cá nhân sẽ trở nên thiếu động lực; quên mất đi ngày hôm nay phải hoàn thành những công việc gì để đạt được mục tiêu chất lượng ban đầu. Sơ đồ Gant, hay các biểu đồ biểu mẫu,… là những công cụ quản lý thời gian tuyệt vời để tiến hành các hoạt động, quy trình một cách có tổ chức dù xảy ra bất cứ rủi ro, sơ suất làm chậm tiến độ công việc; đều được giải quyết ổn thỏa nhờ phương pháp trên.

Ví dụ: Mục tiêu về thời gian: "Hoàn thành việc chuyển đổi hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 và đạt chứng chỉ trong tháng 8/2020 ".

Kết quả cuối cùng tuy quan trọng; nhưng có lẽ cả quá trình thực hiện mục tiêu chất lượng lại được xem trọng và đề cao hơn trong việc đánh giá hay xem xét bất cứ công việc gì. Để đạt được chất lượng sản phẩm như mong muốn; ngoài việc sử dụng các công cụ quản lý chất lượng, công nghệ kĩ thuật tiên tiến, thì sự kết hợp giữa việc ghi nhớ, nhắc nhở theo dõi mục tiêu và dành thời gian xem xét lại chúng thường xuyên; cũng giữ vai trò không thể nào thiếu khi các doanh nghiệp bắt tay hoạch định mục tiêu. Đích đến qua thời gian dài vẫn có thể giống như ban đầu, nhưng kế hoạch hành động để đi tới mục tiêu ban đầu có thể thay đổi đáng kể.

Qua nội dung hướng dẫn cách xây dựng mục tiêu chất lượng theo ISO 9001:2015 trên đây. Chúng tôi hy vọng sẽ phần nào giải đáp thắc mắc và giúp bạn xây dựng mục tiêu cho năm 2020. Nếu gặp vướng mắc trong quá trình xây dựng mục tiêu; hãy nhanh tay liên hệ với Chuyên gia tư vấn của LAVAN để hỗ trợ tận tâm!