Quản lý quá trình là gì? Tại sao phải quản lý theo quá trình?

Quản lý quá trình là hoạch định, kiểm soát và cải tiến các quá trình quan trọng trong một tổ chức bằng các nhóm quá trình thường trực. Bao gồm 2 hình thức tổ chức cơ bản:

  • Tổ chức theo chức năng
  • Tổ chức theo quá trình

Tổ chức theo chức năng là hình thức tổ chức cổ điển; tổ chức theo quá trình là hình thức tổ chức hiện đại. Có nhiều ưu điểm vượt trội hơn và là một trong các tiêu chuẩn đánh giá của các giải thường chất lượng.

Hình thức quản lý theo chức năng

quản lý quá trình

Quản lý theo chức năng

Hầu hết các tổ chức sản xuất và dịch vụ được tổ chức theo hình thức cổ điển; tổ chức theo chức năng với các bộ phận chức năng như: kỹ thuật, sản xuất, tiếp thị, dịch vụ, hỗ trợ, tài chính, tư vấn,... Tổ chức theo chức năng từ trên xuống và phân cấp theo hàng dọc. Các bộ phận chức năng có mục tiêu riêng của từng bộ phận; định hướng theo mục tiêu chung của tổ chức. Tuy nhiên, quản lý bộ phận chức năng sẽ ưu tiên và tập trung cho mục tiêu riêng của bộ phận; có thể làm ảnh hưởng nghiệm trọng đến mục tiêu chung của tổ chức.

Hình thức quản lý theo quá trình

quản lý quá trình

Quản lý theo quá trình

Là một tập hợp các hoạt động chuyển đổi đầu vào thành một kết quả mong muốn, nhằm đạt được một mục tiêu xác định như: quá trình sản xuất, quá trình thiết kế sản phẩm, quá trình phân phối, quá trình tuyển dụng, quá trình mua hàng,... phương pháp tiếp cận của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 cũng là theo quá trình.

Mục tiêu của tổ chức thường được hoàn thành dựa trên các quá trình dài, phức tạp, với sự tham gia của nhiều bộ phận chức năng (quá trình liên chức năng). Đối với một tổ chức, quá trình quan trọng là tập hợp các hoạt động chức năng nhằm thoả mãn nhu cầu khách hàng bên ngoài và đạt được mục tiêu của tổ chức.

Các hoạt động của quá trình tích hợp máy móc, con người, nguyên vật liệu, thông tin và năng lượng lại với nhau. Quản lý các bộ phận chức năng thường chỉ chịu trách nhiệm cho các hoạt động thuộc chức năng của mình, chứ không ai chịu trách nhiệm toàn bộ quá trình. Vấn đề thường xảy ra khi có giao tiếp, vận hành quá trình giữa các bộ phận chức năng. Quản lý theo quá trình là một hình thức quản lý mới; nhằm cải tiến vận hành quá trình liên chức năng.

Đặc điểm của quản lý quá trình

  • Định hướng nhu cầu khách hàng hơn là nhu cầu các bộ phận chức năng
  • Tập trung vào một số quá trình liên chức năng quan trọng
  • Nhóm vận hành quá trình là nhóm thường trực từ nhiều bộ phận chức năng
  • Chủ quá trình có trách nhiệm với quá trình
  • Áp dụng hoạch định, kiểm soát và cải tiến chất lượng các quá trình

Nó thay đổi hình thức tổ chức theo chiều dọc quản lý chức năng, thành hình thức tổ chức theo chiều ngang với các quá trình, bao gồm nhiều chức năng liên quan, đòi hỏi cái nhìn hệ thống để có thể hiểu được quan hệ phụ thuộc giữa các bộ phận chức năng.

Lộ trình quản lý 

Bao gồm các bước sau:

  1. Tổ chức lựa chọn
  2. Tổ chức quá trình
  3. Hoạch định quá trình
  4. Chuyển qua quá trình
  5. Vận hành quá trình

Nếu bạn đang có thắc mắc về quản lý quá trình theo ISO 9001:2015 hoặc có nhu cầu đăng ký sử dụng dịch vụ; hãy nhanh tay gọi ngay cho LAVAN chúng tôi qua số Hotline: 0947 597 268 để được tư vấn chi tiết và tận tình từ chuyên gia!

>> Xem thêm: Quy trình áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001 với 10 bước đơn giản