5 Bước dễ dàng xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp

Xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp thực chất là sự tích hợp một loạt hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo tổ chức đó hoạt động hiệu quả, đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý. Vậy xây dựng quy trình này bằng cách nào? Hãy theo dõi ngay bài viết dưới đây của LAVAN chúng tôi.

Những lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh

quy trình kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp

Lợi ích của quy trình kiểm soát nội bộ

Một quy trình kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp chất lượng, sẽ giúp đem lại các lợi ích sau cho công ty:

  • Hạn chế mức thấp nhất việc xảy ra rủi ro, gian lận. Các trường hợp ăn cắp chất xám của công ty đối thủ, hoặc nhân viên hai mang. Đảm bảo sự chính xác tuyệt đối của các số liệu, tài chính của doanh nghiệp.
  • Giảm bớt được những sai lầm không may của nhân viên gây ra thiệt hại cho doanh nghiệp. Đặc biệt là về tài chính và thương hiệu.
  • Ngăn chặn việc sử dụng sai trái nguồn công quỹ, bòn rút công quỹ làm việc riêng.
  • Hỗ trợ công cụ quản lý nghiệp vụ đối với tất cả các hoạt động của từng cá nhân, phòng ban, bộ phận hoạt động trong doanh nghiệp.
  • Giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của công ty, ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy đủ.

Thông thường, khi công ty phát triển lên thì lợi ích của quy trình kiểm soát này cũng trở nên to lớn hơn vì người chủ công ty sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong việc giám sát và kiểm soát các rủi ro này nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm giám sát trực tiếp của bản thân.

Đối với những công ty mà có sự tách biệt lớn giữa người quản lý và cổ đông, một quy trình kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp chất lượng sẽ góp phần tạo nên sự tin tưởng cao của cổ đông và điều này rất quan trọng đối với công ty có nhà đầu tư bên ngoài.

Các bước xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp hiệu quả?

quy trình kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp

Các bước xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ

Để có một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn hảo, trước tiên chúng ta phải đặt ra kế hoạch xây dựng. Việc xây dựng quy trình kiểm soát sẽ giúp doanh nghiệp đi đúng hướng, không sao lãng trong quá trình thực hiện hệ thống. Dưới đây là chi tiết các bước xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ:

1. Xác định hướng đi và những rủi ro có thể gặp phải

Điều đầu tiên để xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp chính là việc đề ra hướng đi tốt nhất. Tùy thuộc vào tình hình cụ thể của doanh nghiệp mà hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ khác nhau.

Vẽ ra sơ đồ tổ chức quản lý phù hợp nhất với doanh nghiệp. Sau đó thiết lập nên nội quy, quy chế, quy định trong doanh nghiệp. Hệ thống nội quy này bất cứ ai trong đó đều phải tuân thủ nghiêm ngặt.

Đề ra chính sách quản lý nhân sự, chính sách phát triển doanh nghiệp và sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp.

Xác định những rủi ro có thể tới với doanh nghiệp trong hệ thống kiểm soát nội bộ này. Những rủi ro thường hay gặp phải nhất chính là rủi ro về tài chính. Hoặc rủi ro về chiến lược và rủi ro về hoạt động tổ chức. Những rủi ro này đều để lại hậu quả rất lớn cho doanh nghiệp.

2. Mô hình hóa và phân tích 

Sau khi đã định hướng được việc xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ bạn phải vẽ ra mô hình cụ thể nhất về hệ thống. Sau đó đưa ra những phân tích về hệ thống của mình gồm có những gì. Để từng cá nhân có thể hiểu rõ mình cần làm gì để thực hiện tốt hệ thống.

3. Đối chiếu quy tắc quản lý

Khi đã đưa ra các quy định trong quy trình kiểm soát nội bộ cho doanh nghiệp. Bạn nên đối chiếu so sánh xem nó có phù hợp với quy tắc quản lý của doanh nghiệp không. Nếu không phù hợp hoặc trái với quy tắc doanh nghiệp thì cần loại bỏ những quy định đó.

Hợp môi trường kiểm soát là điều rất quan trọng. Bạn không thể có hệ thống hoàn hảo nếu nó không phù hợp với môi trường làm việc. Khi xây dựng lên kế hoạch cần xem xét lại thật kỹ điều này.

4. Hình thành quy trình, hướng dẫn thực hiện – truyền thông

Sau khi đã hoàn tất đầy đủ những bước trên phải có các hướng dẫn cụ thể thực hiện. Để các nhân viên, phòng ban thực hiện đúng theo hệ thống thì cần phải có hướng dẫn cụ thể từng việc làm.

Không để bất cứ ai không rõ về kế hoạch kiểm soát nội bộ. Một lỗ hổng tại một người sẽ dẫn đến hệ thống của xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ không thể hoàn chỉnh.

5. Thử nghiệm kế hoạch và đánh giá

Trước khi làm bất cứ điều gì cũng cần có bước thử nghiệm. Việc xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ cũng vậy. Để không xảy ra sai lầm lớn gây rủi ro nhiều cho doanh nghiệp.

Hãy thử nghiệm kiểm soát ở một bộ phận nhỏ trong doanh nghiệp. Rồi sau đó đánh giá những mặt lợi hại, điều chỉnh phù hợp với quy mô doanh nghiệp lớn

Trên đây là các bước xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Để doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ hãy áp dụng mô hình hệ thống này. Bởi hiện nay, việc kiểm soát nội bộ là những phương pháp và chính sách được thiết kế để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động, và nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình được thiết.

Bạn đang có thắc mắc hoặc muốn biết thêm thông tin chi tiết, hãy nhanh tay liên hệ với LAVAN chúng tôi để được tư vấn cụ thể và sớm nhất!