Cách xây dựng sơ đồ hệ thống quản lý chất lượng tối ưu cho mọi tổ chức

Bất kì tổ chức nào cũng cần phải xây dựng sơ đồ hệ thống quản lý chất lượng. Nhằm phục vụ quy trình kiểm soát chất lượng và mọi vấn đề về chất lượng sản phẩm dịch vụ. Nhưng xây dựng như thế nào để tối ưu và hiệu quả cho tổ chức thì không phải nhà quản trị nào cũng biết?

Sơ đồ hệ thống quản lý chất lượng là gì?

sơ đồ hệ thống quản lý chất lượng

Khái niệm sơ đồ hệ thống quản lý

Quản lý chất lượng là một khía cạnh quan trọng của quy trình kinh doanh. Các tổ chức phải thực hiện các yêu cầu chất lượng theo các tiêu chuẩn như ISO 9001.

Sơ đồ hệ thống quản lý chất lượng là sơ đồ thể hiện trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân trong việc thực hiện và tuân thủ hệ thống quản lý chất lượng. Hệ thống quản lý mọi vấn đề về chất lượng sản phẩm. Kiểm tra chất lượng đầu vào phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh. Kiểm tra khi sản phẩm được đưa ra thị trường tiêu thụ.

Sơ đồ hệ thống quản lý giúp các tổ chức hình dung các quy trình kinh doanh và công nghiệp. Các sơ đồ thể hiện các quy trình từng bước một cách trực quan. Nó còn cho phép so sánh các giai đoạn lý tưởng và thực tế của một quy trình.

Các quy tắc khi xây dựng sơ đồ hệ thống quản lý

sơ đồ hệ thống quản lý chất lượng

Các quy tắc xây dựng sơ đồ hệ thống quản lý

  • Đặt đúng người, đúng chỗ. Phân định rõ trách nhiệm của từng người ở từng bộ phận, đơn vị và toàn doanh nghiệp.
  • Cần quan tâm đầy đủ đến nhân sự và cơ cấu trong công tác tổ chức chất lượng.
  • Việc xác định trách nhiệm chỉ rõ ràng khi coi quản lý chất lượng giống như bất kỳ chức năng quản lý chủ yếu nào khác, có tuyến trách nhiệm và người chỉ huy rõ ràng phụ trách ở cấp cao nhất của tổ chức.
  • Quan tâm đầy đủ đến quy trình quản lý sự hoạt động. Bao gồm xây dựng các tiêu chí, mục tiêu hoạt động và chuẩn bị của chương trình hành động.
  • Ngoài ra, vai trò chức năng chất lượng là làm cho chất lượng trở thành một phương diện. Phương diện đó không tách rời hoạt động và tránh nhiệm vụ của mỗi cán bộ công nhân viên.

Các bước xây dựng sơ đồ hệ thống quản lý chất lượng

Bước 1 - Xây dựng công bố chính sách chất lượng

Đây là bước cơ bản đầu tiên. Tổng giám đốc điều hành nên công bố một văn bản rõ ràng về chính sách chất lượng.

Bước 2 - Xác định mục tiêu của hệ thống quản lý chất lượng

Nên được nêu tương đối chi tiết.

Bước 3 - Xác định trách nhiệm, quyền hạn

Là trách nhiệm tác nghiệp trực tiếp của ban lãnh đạo. Trưởng phòng chất lượng soạn thảo các đồ thị chỉ rõ những lĩnh vực trách nhiệm quản lý cá nhân chịu trách nhiệm đối với ai.

Bước 4 - Xây dựng và vận hành sơ đồ hệ thống quản lý chất lượng

Cần phải đáp ứng các đòi hỏi của khách hàng và tổ chức. Hệ thống cần phải được xác định rõ về mặt các thủ tục, phương pháp và chỉ dẫn công tác. Hệ thống cũng cần được phổ biến rộng rãi, được mọi người hiểu rõ và vận hành.

Bước 5 - Kiểm soát chất lượng

Thường kỳ kiểm tra các lĩnh vực tác nghiệp để liên tục cập nhật được các trục trặc tiềm ẩn.

Bước 6 - Phân tích nguyên nhân & xác định lĩnh vực có trục trặc

Thường kỳ kiểm tra các lĩnh vực tác nghiệp để liên tục cập nhật được các trục trặc tiềm ẩn.

Bước 7 - Chuẩn bị chương trình cải tiến chất lượng

Cần xây dựng một chương trình để đạt được các mục tiêu đã định. Có thể thiết lập một nhóm dự án.

Bước 8 - Thực hiện chương trình cải tiến

Việc thực hiện đòi hỏi mọi cán bộ, nhân viên cam kết và tham gia.

Bước 9 - Theo dõi sự tiến triển

Chương trình cải tiến chất lượng cần được ăn khớp với thời gian biểu đã được thỏa thuận.

Bước 10 - Kiểm tra và đánh giá hiệu quả chung

Đây là bước cuối cùng. Tính phù hợp của hệ thống chất lượng cần được liên tục so sánh với các mục tiêu. Cần xác định một phương pháp để tiến hành thay đổi kế hoạch.

Xây dựng sơ đồ hệ thống quản lý chất lượng là công việc cần phải thực hiện của doanh nghiệp. Nhằm xác định đầu tư đúng hướng, khai thác quản lý, sử dụng công nghệ và con người có hiệu quả. Sơ đồ còn thể hiện rõ quyền hạn cũng như trách nhiệm của từng bộ phận quản lý. Dễ dàng khắc phục khi có trục trặc xảy ra.

Gọi ngay 0947.597.268 để được tư vấn trực tiếp hoặc gửi thông tin thắc mắc về email info@lavan.com.vn chúng tôi sẽ phản hồi trong thời gian sớm nhất!