6615

Hiểu chuyên sâu về “Tri thức của tổ chức” trong ISO 9001:2015

“Tri thức của tổ chức” lần đầu xuất hiện trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015 ở điều khoản 7.1.6. Đây là một trong những nội dung mới được cập nhật theo tiêu chuẩn ISO, mở ra cho các doanh nghiệp một cơ hội lớn để tổ chức hệ thống hóa, xác định khuôn khổ và quản lý hiệu quả nguồn lực doanh nghiệp. Tuy nhiên, những yêu cầu của tri thức của tổ chức cũng tạo ra những trở ngại nhất định cho doanh nghiệp. Các doanh nghiệp cần hiểu rõ ý nghĩa và nội dung ứng dụng trong thực tế của điều khoản này để có thể nắm bắt tốt và sử dụng hiệu quả những cơ hội, lợi ích mà “Tri thức của tổ chức” mang lại.

Tổng quan về Tri thức của tổ chức

tri thức của tổ chức

Tổng quan về tri thức của tổ chức

Nền kinh tế thế giới trước sự tác động của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 và xu hướng hội nhập quốc tế đang có những thay đổi đáng kể. Trong bối cảnh đó, khái niệm Tri thức nổi lên như một nguồn lực chính yếu, tác động mạnh mẽ đến sự vận hành của doanh nghiệp. Chịu ảnh hưởng bởi xu hướng này, tiêu chuẩn ISO 9001: 2015 đã bổ sung điều khoản 7.1.6 – “Tri thức của tổ chức” nhằm đưa ra những yêu cầu cho việc xác định, duy trì quy trình quản lý tri thức tác động đến năng lực cạnh tranh và sự phát triển bền vững doanh nghiệp.

Phân biệt các dạng Tri thức

tri thức của tổ chức

Phân loại tri thức

Phân chia theo nguồn gốc

Dựa trên phương diện nguồn gốc, tri thức được phân thành tri thức nội bộ và tri thức bên ngoài:

  • Tri thức nội bộ: là tri thức từ các tiêu chuẩn, cơ sở dữ liệu, tài liệu, nhân sự trong doanh nghiệp có được thông quá hoạt động tích lũy kinh nghiệm, nghiên cứu và phát triển.
  • Tri thức bên ngoài: là các tri thức không sẵn có mà tổ chức chỉ có thể huy động qua việc tiếp cận tài liệu, sách báo bên ngoài, đào tạo, hội thảo, tham quan học tập tích lũy kinh nghiệm từ các chuyên gia.

Phân chia theo dạng thức

Phân chia theo dạng thức chia Tri thức làm ba loại là Tri thức hiện (Explicit Knowledge), Tri thức ngầm (Implicit Knowledge) và Tri thức ẩn (Tacit Knowledge):

  • Tri thức hiện: là dạng tri thức dễ nhìn thấy, dễ quản lý, sử dụng trong tổ chức ở hình thức văn bản hóa, quy trình, quy định, tài liệu hướng dẫn đã được tiêu chuẩn hóa thông qua các công thức toán học, biểu đồ quan hệ, các quy luật, quy tắc trong lĩnh vực cụ thể.
  • Tri thức ẩn: bao gồm những tri thức chưa được tiêu chuẩn và văn bản hóa trong các tài liệu, văn bản mà tồn tại trong tâm trí các cá nhân trong tổ chức. Biểu hiện đặc trưng cho khả năng làm việc, cách nhìn nhận công việc như thế nào giữa nhân sự trong tổ chức.
  • Tri thức ngầm: là những tri thức đã có sẵn trong các sản phẩm, quy trình hay văn hóa doanh nghiệp. Các tri thức này có thể chưa được tiêu chuẩn hóa, tồn tại ở mức chấp nhận tự nhiên mà chưa có sự lý giải rõ ràng về cơ chế vận hành của tri thức.

Phân chia theo tình trạng

Xét về tình trạng ta có thể chia các loại tri thức làm hai dạng:

  • Tri thức đã có sẵn: là các tri thức nội bộ sẵn có của doanh nghiệp.
  • Tri thức chưa sẵn có: là những tri thức có được từ việc phát triển tri thức nội bộ hoặc lĩnh hội từ các nguồn bên ngoài.

Việc phân biệt và hiểu rõ các dạng tri thức theo nguồn gốc, dạng thức, tình trạng sẽ giúp doanh nghiệp có những hoạch định đúng đắn trong quá trình quản lý tri thức của tổ chức, thực hiện những đối sách quản lý thích hợp.

Những yêu cầu trong ISO 9001:2015 đối với Tri thức tổ chức

tri thức của tổ chức

Tri thức tổ chức trong ISO 9001:2015

Trong Điều khoản 7.1.6 tiêu chuẩn ISO 9001:2015, Tri thức của tổ chức được đề cập đến những yêu cầu như sau:

7.1.6  Tri thức của tổ chức

Tổ chức phải xác định tri thức cần thiết cho việc thực hiện các quá trình của mình và để đạt được sự phù hợp của sản phẩm và dịch vụ.

Tri thức này phải được duy trì và sẵn có ở mức độ cần thiết.

Khi giải quyết những nhu cầu và xu hướng thay đổi, tổ chức phải xem xét tri thức hiện tại của mình và xác định cách thức để thu được hoặc tiếp cận tri thức bổ sung và thông tin cập nhật cần thiết.

Chú thích và phụ lục bổ sung

Cùng với đó còn có hai chú thích về phạm vi, phân loại nguồn tri thức trong điều khoản của tiêu chuẩn ISO:

CHÚ THÍCH 1: Tri thức của tổ chức là tri thức cụ thể với tổ chức; thường thu được bằng kinh nghiệm. Đây là thông tin được sử dụng và chia sẻ để đạt được mục tiêu của tổ chức.

CHÚ THÍCH 2: Tri thức của tổ chức có thể dựa trên:

a) Nguồn nội bộ (ví dụ sở hữu trí tuệ, kiến thức thu được từ kinh nghiệm; các bài học rút ra từ thất bại và các dự án thành công; nắm bắt và chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm bất thành văn; kết quả của việc cải tiến quá trình, sản phẩm và dịch vụ);
b) Nguồn bên ngoài (ví dụ tiêu chuẩn; giới học viện; hội nghị, thu nhận kiến thức từ khách hàng hoặc nhà cung cấp bên ngoài).

Ngoài ra có những nội dung bổ sung được trình bày trong Phụ lục A7 tiêu chuẩn ISO 9001:2015 như sau:

7.1.6 Đề cập đến nhu cầu xác định và quản lý tri thức được tổ chức duy trì để đảm bảo việc vận hành các quá trình của mình và có thể đạt được sự phù hợp của sản phẩm và dịch vụ.

Yêu cầu về tri thức của tổ chức được đưa vào với mục đích:

a) Bảo vệ tổ chức khởi sự mất mát về tri thức, ví dụ:

- Do thay đổi nhân viên;

- Không đạt được việc nắm giữ và chia sẻ thông tin;

b) Khuyến khích tổ chức đạt được tri thức, ví dụ:

- Học hỏi từ kinh nghiệm;

- Kèm cặp;

- Đối sánh chuẩn.

Tại sao Tri thức của tổ chức có ảnh hưởng lớn đối với doanh nghiệp?

Nhờ vào những tiến bộ công nghệ phát triển vượt bậc, cách thức quản lý của các doanh nghiệp có nhiều thay đổi. Những lợi ích thương mại vô hình về tri thức được nhìn nhận đúng vị thế để mang lại lợi nhuận mong muốn cho tổ chức. Tỷ lệ giữa tài sản hữu hình và vô hình có sự thay đổi đáng kể trong những năm gần đây. Thế giới chuyển từ nền công nghiệp sản xuất thuần túy sang nền kinh tế tri thức chú trọng vào năng lực sản xuất có kỹ năng và tri thức.

Trong quản lý doanh nghiệp, “Tri thức của tổ chức” là thước đo đánh giá năng lực quản lý đối với doanh nghiệp. Tri thức tổ chức chính là tài sản doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp có khả năng thích nghi và đáp ứng nhu cầu thị trường, góp phần đạt lợi thế về năng lực cạnh tranh:

  • Tăng khả năng cạnh tranh nhờ liên tục đổi mới, sáng tạo, cải tiến sản phẩm.
  • Giúp tạo cho doanh nghiệp nền tảng kiến thức vững chắc, không bị tụt hậu.
  • Thu hút nguồn nhân lực chất lượng cao, khai thác hiệu quả nguồn lực doanh nghiệp.
  • Nâng cao năng lực sản xuất, thỏa mãn nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.

>> 5 Lý do doanh nghiệp xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 phải sử dụng dịch vụ tư vấn: https://lavan.com.vn/he-thong-quan-ly-chat-luong-iso/

Tiếp cận thực hành quy trình quản lý tri thức của tổ chức trong thực tế

tri thức của tổ chức

Thực hành quy trình quản lý tri thức của tổ chức

Tri thức tổ chức được nhìn nhận như một nguồn lực cốt yếu, có vai trò quan trọng quyết định năng lực cạnh tranh và phát triển doanh nghiệp. Quy trình quản lý tri thức tổ chức có thể được doanh nghiệp thực hiện qua các hoạt động sau:

  • Thiết lập, cập nhật các tài liệu tiêu chuẩn bao gồm những quy trình, quy định, hướng dẫn công việc, bảng biểu, … nhằm mục đích tổng hợp, lưu trữ, chia sẻ những tri thức của cá nhân ở dạng tri thức hiện có thể tiếp cận được.
  • Gia tăng các hoạt động khuyến nghị, đề xuất ở các cấp nhân viên và thực hiện Kaizen ở các cấp quản lý nhằm hình thành những tri thức mới dựa trên cơ sở phân tích đánh giá các mối quan hệ nhân quả, các thiết kế thử nghiệm.
  • Tăng cường hoạt động đào tạo, chia sẻ tri thức ở các cấp chức năng trong tổ chức. Thực hiện đào tạo thông qua quá trình nghiên cứu thảo luận giúp chia sẻ các tri thức ẩn giữa các thành viên với nhau và thúc đẩy quá trình phân tích, vận dụng các tri thức ngầm trong quy trình hiện tại.
  • Thiết lập hệ cơ sở quản lý thông tin hiệu quả, xác định bởi các chỉ số trọng yếu về tri thức trong lĩnh vực cần phát triển để làm cơ sở phân tích các dữ liệu, cơ chế quyết định dựa trên dữ liệu thực tế.
  • Chú trọng nghiên cứu phát triển trên cơ sở định hướng chiến lược rõ ràng, không ngừng hình thành và làm chủ các tri thức mới.

Lời kết

Tri thức của tổ chức là một khái niệm rất mới trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Do chưa thật sự hiểu rõ về nội dung này, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc nắm bắt những cơ hội từ việc quản lý tri thức tổ chức. Qua bài viết trên, LAVAN đã giúp đem đến một cái nhìn toàn diện hơn về tri thức của tổ chức trong ISO 9001:2015. Từ đó, các doanh nghiệp sẽ có được những định hướng đúng đắn về quản lý tri thức của tổ chức để mang lại hiệu quả thiết thực, gia tăng hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng.


LIÊN HỆ HOTLINE 0947 597 268 ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN TRỰC TIẾP

ĐỂ LẠI THÔNG TIN ĐỂ TƯ VẤN HOẶC NHẬN SÁCHTẠI ĐÂY