Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng đúng ngay từ đầu để vận hành hiệu quả

quản lí chất lượng

Như đã biết, hệ thống quản lý chất lượng là công cụ hết sức quan trọng không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp để giúp kiểm soát các hoạt động và thúc đẩy doanh nghiệp phát triển bền vững, nhưng làm thế nào để doanh nghiệp có được một hệ thống vận hành hiệu quả, đây là một vấn đề hết sức nan giải mà hầu hết các doanh nghiệp gặp phải, đặt biệt các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực Cơ khí – Điện.

Trong suốt thời gian làm việc và tiếp cận hệ thống của các doanh nghiệp trong lĩnh vực này, chúng tôi phát hiện hầu hết các doanh nghiệp đều mắc phải các sai lầm tương tự nhau khi thiết lập và vận hành hệ thống quản lý chất lượng và đây cũng là nguyên nhân dẫn đến hệ thống vận hành không hiểu quả, vấn đề này được tác giả trình bày rất chi tiết trong cuốn “Cẩm nang thiết lập và vận hành hệ thống quản lý chất lượng”, sau đây là tóm tắt sơ lược cách thiết lập một hệ thống đúng để vận hành hiệu quả mà cuốn cẩm nang đã trình bày, để làm được điều đó, đầu tiên là phải hiểu đúng để làm đúng.

Vậy làm thế nào là hiểu đúng?

Để có nhận thức đúng, việc đơn giản nhất và nhanh nhất đó là đào tạo huấn luyện cho toàn thể nhân viên để loại bỏ những nhận thức sai lầm và giúp họ hiểu một cách đồng bộ và đúng đắn về chất lượng và hệ thống nhằm tạo một động lực tích cực cho việc tiếp cận và vận hành hệ thống, nội dung đào tạo sẽ bao gồm như sau:

  • Hiểu đúng về chất lượng
  • Hiểu đúng về hệ thống quản lý chất lượng
  • Hiểu đúng về lợi ích của hệ thống đối với doanh nghiệp và mỗi thành viên
  • Hiểu đúng về 4 quá trình của hệ thống: Thiết lập - Vận hành – Đo lường – Điều chỉnh (PDCA)
  • Hiểu đúng về vai trò trách nhiệm của mỗi thành viên trong doanh nghiệp đối với hệ thống

Hoạch định hệ thống đúng (Plan)

Sau khi chúng ta được đào tạo để hiểu đúng thì tiếp theo là phải hoạch định đúng, hoạch định đúng không phải là lập một bảng kế hoạch dựa trên những gì tự nghĩ ra mà lập dựa trên các điều kiện thực tế của doanh nghiệp, cụ thể phải nắm rõ tất cả thông tin sau trước khi hoạch định hệ cho hệ thống:

  • Các vấn đề đang gặp phải của hệ thống hiện tại
  • Chiến lược phát triển của doanh nghiệp trong thời gian tới
  • Mong đợi của doanh nghiệp và các bộ phân về hệ thống sắp được thiết lập
  • Tình trạng của các thành phần liên đới, hỗ trợ của hệ thống

Khi các yêu cầu trên đã được rõ ràng thì việc lập kế hoạch xây dựng hệ thống quản lý chất lượng sẽ được tiến hành nhưng phải đủ các yêu cầu sau và cũng phải sắp xếp theo một trình tự hợp lý:

  • Kế hoạch kiểm soát rủi ro
  • Hệ hoạch thiết lập các công cụ hổ trợ để vận hành hệ thống
  • Kế hoạch thiết lập hệ thống tài liệu
  • Kế hoạch đào tạo
  • Kế hoạch vận hành, theo dõi và điều chỉnh

Thiết lập và vận hành hệ thống đúng (Do)

Thông thường việc thiết lập và vận hành hệ thống sẽ theo kế hoạch đã được thực hiện những cũng cần phải theo dõi xem xét và điều chỉnh cho phù hợp với thực tế, cần xem xét và điều chỉnh lại kế hoạch nếu thiếu các quá trình sau:

  • Sau khi đã rõ chiến lược, mục tiêu và các yêu cầu thì việc thiết lập các cấu trúc hệ thống & chức năng nhiệm vụ phải thực hiện trước
  • Danh mục tài liệu phải hoàn thiện một cách khoa học trước khi biên soạn các tài liệu
  • Việc xem xét đồng bộ trước khi ban hành
  • Một kế hoạch đào tạo bài bản được thiết lập và thực hiện sau khi ban hành hệ thống tài liệu

Theo dõi và đo lường đúng (Check)

Để thực hiện đúng được điều này thì phải xác định được các yếu tố để đo lường hệ thống phù hợp nhất như bên dưới và cần xác định rõ vai trò trách nhiệm của mỗi thành viện trong việc theo dõi và đo lường:

  • Đánh giá nội bộ
  • Mục tiêu, KPI
  • Các hệ thống báo cáo định kỳ
  • Sự không phù hợp, sản phẩm không phù hợp
  • Phàn nàn khách hàng & sự hài lòng của khách hàng
  • Chí phí vận hành…

Cải tiến và điều chỉnh đúng (Action)

Đây là công việc gần như quan trọng nhất để hệ thống vận hành ngày càng tốt hơn và phù hợp với thực nhưng hầu hết các doanh nghiệp không quan tâm nhiều, dữ liệu cho việc phân tích để cải tiến sẽ lấy từ các nguồn sau:

  • Báo cáo không phù hợp
  • Báo cáo phản hồi và sự hài lòng của khách hàng
  • Báo cáo chi phí vận hành, chi phí rủi ro
  • Báo cáo mục tiêu
  • Báo cáo đánh giá nội bộ
  • Báo cáo xem xét lãnh đạo…

Bên cạnh đó việc tiến hành cải tiến cũng phải xét đến mức độ ưu tiên và tỉ trọng ảnh hưởng đến hệ thống mà xét mức độ ưu tiên.