Hướng dẫn cho người mới bắt đầu về hệ thống quản lý chất lượng

Bạn muốn công ty của bạn nhận được năng suất tốt và ít lãng phí hơn? Một hệ thống quản lý chất lượng (QMS) có thể là giải pháp bạn đang tìm kiếm. Thật không may, QMS rất phức tạp và nhiều công ty phải vật lộn với việc thực hiện thành công chúng.

Hướng dẫn cho người mới bắt đầu về hệ thống quản lý chất lượng trọng doanh nghiệp được thiết kế để cung cấp cho bạn kiến thức, công cụ quản lý chất lượng và tài nguyên bạn cần để hiểu đầy đủ hệ thống quản lý chất lượng là gì cách chúng có thể giúp cải tiến chức năng kinh doanh của bạn trong các hoạt động hàng ngày. 

Hệ thống quản lý chất lượng là gì và tại sao nó quan trọng?

Nói một cách đơn giản nhất, QMS  là tập hợp các quy trình và chức năng kinh doanh nhằm cải tiến chất lượng liên tục để đảm bảo đáp ứng và yêu cầu của khách hàng được đáp ứng hoặc vượt quá.

Được thể hiện như một khung cấu trúc, phương pháp, kỹ thuật, chính sách, quy trình và tài nguyên có tổ chức, QMS cũng là phương pháp mà các công ty có thể đảm bảo trách nhiệm, lịch trình, mối quan hệ, hợp đồng và thoả thuận ngang tầm với môi trường, thực phẩm và tiêu chuẩn an toàn sản phẩm.

Hệ thống quản lý chất lượng giúp cải thiện lợi nhuận của doanh nghiệp

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp, tổ chức đã sử dụng thành công các hệ thống quản lý chất lượng để tăng vọt thu nhập, cụ thể:

• Tăng năng suất
• Tăng hiệu quả trong việc sử dụng các nguồn lực của công ty
• Cải thiện lòng trung thành của khách hàng dẫn đến việc kinh doanh lặp lại
• Nâng cao tinh thần của nhân viên và công ty làm giảm tỷ lệ doanh thu (từ đó giảm ch phí đào tạo nhân viên mới).
• Những mục tiêu đầy thách thức khuyến khích sự phát triển và mở rộng của công ty.
• Ý thức trách nhiệm và sự hiểu biết về đóng góp cá nhân thúc đẩy giao tiếp mở và sự tham gia tích cực từ nhân viên ở tất cả các cấp.
• Linh hoạt cho phép các cơ hội, trở ngại phản ứng nhanh và thích hợp.
• Các hệ thống theo dõi và giám sát đo lường toàn diện có khả năng phát hiện các khiếm khuyết, lỗ hổng trong sản xuất,  sự hài lòng của khách hàng và các vấn đề cốt lõi trong các quy trình, mục tiêu hoặc chức năng 

Và nhiều, nhiều hơn nữa.

Các phương pháp khác nhau để quản lý chất lượng

Mỗi doanh nghiệp có bộ sản phẩm, mục tiêu, giá trị và niềm tin độc đáo của riêng mình. Hệ thống quản lý chất lượng nên nắm lấy và phản ánh những khác biệt đó. Để thực hiện điều này, có nhiều loại hệ thống quản lý chất lượng khác nhau, mỗi loại có ưu điểm, nhược điểm và khả năng riêng. Sau đây là những hệ thống quản lý thường sử dụng nhất:

• Hệ thống tiêu chuẩn:

Hệ thống tiêu chuẩn bao gồm các chứng chỉ ISO, như ISO 9000/9001, ISO 13485, ISO 14000/14001, ISO 14971, ISO 17025, ISO 22000, HACCP, TS 16949, TL 9000, AS9100… Các doanh nghiệp, tổ chức cố gắng tuân theo các tiêu chuẩn và vượt qua kiểm toán chi tiết. Trong một số ngành công nghiệp, nó là một yêu cầu. Ở những nơi khác, hệ thống tiêu chuẩn có thể cung cấp những lợi ích cụ thể, thu hút các mục tiêu chung của công ty.

• Quản lý chất lượng toàn diện (TQM)

Quản lý chất lượng toàn diện là một phương pháp quản lý, trong đó chất lượng được nhấn mạnh trong mọi khía cạnh của một doanh nghiệp. Mục tiêu tập trung vào sự phát triển lâu dài của các sản phẩm và dịch vụ chất lượng bằng cách chia nhỏ từng quy trình và hoạt động riêng lẻ để xác định xem nó có đóng góp hoặc làm giảm các mục tiêu chất lượng và năng suất của công ty hay không. Các quy trình và chức năng lệch lạc được liên kết với các mục tiêu, giá trị và niềm tin của công ty thông qua việc phát triển của chiến lược linh hoạt.

• Cải tiến chất lượng liên tục (CQI)

Cải tiến chất lượng liên tục là một hệ thống chất lượng không bao giờ hài lòng. Trọng tâm của nó là cải tiến liên tục, ít tập trung vào các quy trình mà chú trọng hơn vào vai trò của các nhóm và cá nhân trong con đường dẫn đến chất lượng. Phần thưởng là một phần không thể thiếu trong hệ thống quản lý chất lượng này. Cách tiếp cận Act, kế hoạch, kiểm tra, đạo luật của nó đã được điều chỉnh để phù hợp với nhiều ngành và công ty, bao gồm cả những ngành không thể sử dụng CQI làm hệ thống quản lý chất lượng chính hoặc duy nhất của họ.

Những trở ngại lớn nhất của hệ thống quản lý chất lượng và cách phòng tránh

Hệ thống quản lý chất lượng rõ ràng có nhiều lợi ích để cung cấp, nhưng chúng không phải là không ó trở ngại. Trên thực tế, việc triển khai QMS không thành công có thể rất dễ dàng đặt một công ty cách xa mục tiêu chất lượng và lợi nhuận của họ. Nhận thức về những trở ngại này và sự hiểu biết rõ ràng về cách tránh chúng có thể giúp các doanh nghiệp tránh được các hậu quả khó lường. Dưới đây là danh sách những trở ngại lớn nhất  đối với việc triển khai thành công bất kỳ hệ thống quản lý chất lượng nào.

• Doanh nghiệp thiếu tổ chức:

Mặc dù sự thiếu tổ chức có thể ảnh hưởng đến gần như bất kỳ bộ phận nào của doanh nghiệp, kiểm soát tài liệu thường là quan trọng nhất. Chịu trách nhiệm điều chỉnh và kiểm soát các hệ thống, quy trình quan trọng , chức năng và tài liệu thúc đẩy gần như mọi hành động trong một doanh nghiệp. Khi các vấn đề tổ chức trong lĩnh vực này tồn tại, việc theo dõi, giám sát, cập nhật, truy cập, định vị và phân phối các tà liệu chính đó trở nên khó khăn và tẻ nhạt. Lỗi trở thành một vấn đề hữu hình. Thời gian bị lãng phí. Nhân viên trở nên thất vọng, bối rối và bất mãn. Và mục tiêu của doanh nghiệp bạn cho năng suất, chất lượng và lợi nhuận sụp đổ.

Cách vượt qua trở ngại này: 

Các công cụ quản lý kiểm soát tài liệu có thể cung cấp giải pháp cho một số vấn đề kiểm soát tài liệu thường gặp nhất. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải hiểu rằng không phải tất cả các giải pháp kiểm soát tài liệu đều có lợi như nhau. Một số sẽ cung cấp nhiều chức năng và bảo mật hơn những cái khác và một số có thể không hoạt động với hệ điều hành hiện tại của bạn. Hiểu rõ nhu cầu và mục tiêu của công ty bạn sẽ rất quan trọng trong việc lựa chọn công cụ kiểm soát tài liệu tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.

• Quá nhiều công việc, không đủ nhân viên:

Mặc dù thị trường cạnh tranh đã thúc đẩy nhiều công ty cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ của họ, nhưng nó cũng tạo ra sự chênh lệch giữa số lượng công việc phải làm và số tiền có sẵn để sử dụng lao động để hoàn thành công việc đó. Vấn đề nhân sự cũng có thể có mặt trong các ngành công nghệp có tỷ lệ doanh thu hoặc tai nạn cao.

Cách vượt qua trở ngại này:

Giải quyết vấn đề nhân sự có thể là khó khăn. Một mặt, bạn có thể thuê thêm nhân viên, nhưng nếu ngân sách đơn giản là không cho phép, thì bạn phải đưa ra các giải pháp khác. Hãy nghĩ thoáng hơn nữa, hãy xem xét việc làm nhiều hơn với tâm lý ít hơn và tìm cách cải thiện hiệu quả của công ty bạn để nhân viên không bị làm việc quá sức. Thực hiện kế hoạch như vậy thành công và bạn rất có thể thấy tinh thần được cải thiện, ít lỗi hơn và tăng cả về năng suất và chất lượng.

• Rắc rối với thay đổi:

Việc thực hiện một hệ thống quản lý chất lượng đồng nghĩa với việc tạo ra nhiều thay đổi, một số là lớn, và một số thì nhỏ, trong đó đáng quan tâm nhất  là sự thay đổi về bản chất của con người. Nhưng tất cả đều cần một thành phần quan trọng để thành công: sự hợp tác và hỗ trợ của nhân viên. Vậy làm thế nào để chống lại bản chất con người và đưa nhân viên của mình lên tàu với tất cả những thay đổi sắp xảy ra?

Cách vượt qua trở ngại này: 

Để chống lại những vấn đề này, bạn phải nắm lấy bản chất con người. Bạn phải là một người giao tiếp hiệu quả và là một nhà lãnh đạo đáng để làm theo.

• Không có kế hoạch trả lương tốt nhất

Bạn sẽ không đi du lịch nước ngoài mà không biết ít nhất một số ngôn ngữ cơ bản, bạn cũng sẽ không mạo hiểm đến một địa điểm mà bạn chưa từng đến mà không mạo hiểm đến một địa điểm mà bạn chưa từng đến mà không có bản đồ. Vậy tại sao nhiều doanh nghiệp cố gắng thực hiện một hệ thống quản lý chất lượng mà không có kế hoạch phù hợp? Phải chăng họ không biết cách làm thể nào để tạo ra một kế hoạch? Hoặc có thể họ không nhận thức được sự cần thiết cho một hệ thống quản lý? Hoặc có thể họ không hoàn toàn rõ ràng về lý do tại sao họ muốn triển khai hệ thống quản lý chất lượng ngay từ đầu. Bất kể lý do, nó là một công thức cho thảm hoạ.

Cách vượt qua trở ngại này:

Giải pháp cho vấn đề phổ biến này khá rõ ràng: bạn cần tạo một kế hoạch. Tất nhiên, khi bạn chưa quen với quản lý chất lượng và các quy tắc, quy định, hướng dẫn và khái niệm đôi khi mơ hồ của nó, điều này có vẻ như là một nhiệm vụ bất khả thi.

Thay vào đó hãy tập trung vào mục tiêu và giá trị của công ty bạn là gì và khách hàng của bạn muốn gì. Đây là những điểm nhấn có kế hoạch thực hiện quản lý chất lượng của bạn. Chúng là những gì bạn sẽ sử dụng để xác định cách áp dụng một hướng dẫn, quy tắc, khái niệm hoặc quy định cho doanh nghiệp của bạn. Và nếu bạn cần giúp đỡ, đừng ngại hỏi chuyên viên tư vấn của LAVAN chúng tôi.

Để tìm hiểu thêm về cách thực hiện hệ thống quản lý chất lượng trong doanh nghiệp, bạn hãy liên hệ ngay với LAVAN để được giải đáp sớm nhất!