5108

Xây dựng hệ thống quản trị, cần làm đúng ngay từ đầu

Như đã biết, hệ thống quản trị là công cụ hết sức quan trọng không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp để giúp kiểm soát các hoạt động và thúc đẩy doanh nghiệp phát triển bền vững, nhưng làm thế nào để doanh nghiệp có được một hệ thống quản trị vận hành hiệu quả, đây là một vấn đề hết sức nan giải mà hầu hết các doanh nghiệp gặp phải, đặt biệt các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực Cơ khí – Điện.

Trong suốt thời gian làm việc và tiếp cận hệ thống của các doanh nghiệp trong lĩnh vực này, chúng tôi phát hiện hầu hết các doanh nghiệp đều không có hệ thống quản trị bài bản với nhiều lý do khác nhau. Vậy làm thế nào để có một hệ thống quản trị tốt, chúng ta cần phải thực cân nhắc tất cả các khía canh sau.

Định nghĩa và hiểu đúng?

hệ thống quản trị

Hiểu đúng hệ thống quản trị ngay từ đầu

Có rất nhiều định nghĩa về quản trị khác nhau nhưng đều có chung một ý nghĩa đó là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động để đạt được mục tiêu đề ra, vậy cụ thể các hoạt động đó là gì và ai chịu trách nhiệm thực thi…

Các hoạt động hay gọi là các chức năng quản trị phải được ban lãnh đạo doanh nghiệp liệt kê ra đầy đủ và phân chia trách nhiệm cho mỗi thành viên/ phòng ban chức năng trong công ty một cách rõ ràng và nó khác nhau theo từng đặt thù hoạt đông của doanh nghiệp và thông thường chúng được thể hiện theo mô hình ma trận RACI.

Cho dù là doanh nghiệp hoạt động theo mô hình nào đi nữa thì một vẫn phải có một số chức năng quản trị chung như sau:

  • Quản trị chiến lược và mục tiêu
  • Quản trị thương hiệu
  • Quản trị tài chính
  • Quản trị hành chánh, nhân sự
  • Quản trị chất lượng sản phẩm dịch vụ
  • Quản trị bán hàng, mua hàng

Hoạch định hệ thống (Plan)

Sau khi định nghĩa được tất cả các chức năng quả trị của doanh nghiệp và phân chia trách nhiệm cho từng đơn vị chức năng, việc tiếp theo là làm thế nào để thiết lập được hệ thống phù hợp và động bộ để vận hành? Chúng ta không thể xây dựng và kiểm soát đồng loạt tất cả các chức năng quản trị vì nguồn lực luôn không đủ và không hiệu quả kinh tế, để xây dựng hệ thống phù hợp để vận hành hiệu quả chúng ta cần căn cứ vào các dữ liệu sau:

  • Chiến lược phát triển của doanh nghiệp trong thời gian tới
  • Các vấn đề đang gặp phải của hệ thống hiện tại, tập trung ở chức năng quản trị nào?
  • Mức độ quan trọng của chức năng quản trị theo định hướng phát triển

Từ các nguồn dữ liệu trên chúng ta sẽ có được kế hoạch và mức độ ưu tiên để xây dựng hệ thống quản trị cho doanh nghiệp, điều này giúp chúng ta đi đúng định hướng và tối ưu hóa chi phí đầu tư.

Thiết lập và vận hành hệ thống (Do)

Thông thường việc thiết lập và vận hành hệ thống sẽ theo kế hoạch đã được thực hiện những cũng cần phải theo dõi xem xét và điều chỉnh cho phù hợp với thực tế, cần xem xét và điều chỉnh lại kế hoạch nếu thiếu các quá trình sau:

  • Xem xét các rủi ro có thể ảnh hưởng khi chúng ta áp dụng hệ thống mới để đưa ra giải pháp kiểm soát, đặt biệt là rủi ro về mặt nhân sự
  • Xem xét các chương trình truyền thông và đào tạo để toàn bộ nhân viên hiểu đúng về hệ thống và chiến lược của công ty
  • Cần thiết lập các chuẩn mực chung của hệ thống để dễ dàng kiểm nhận dạng và kiểm soát như: Mã hóa hệ thống tài liệu, định dạng hệ thống tài liệu, tên gọi vật tư và chi phí, hệ thống báo cáo, hệ thống lưu trữ…
  • Việc xem xét đồng bộ với chiến lược của doanh nghiệp trước khi áp dụng.

Theo dõi và đo lường (Check)

Rất nhiều doanh nghiệp ở Việt Nam thường tập trung rất nhiều vào việc xây dựng hệ thống ban đầu mà quên đi việc theo dõi và đo lường hệ thống chúng ta vừa thiết lập, việc này quan trọng không kém việc hoạch định và xây dựng ban đầu. Việc theo dõi và đo lường thường thông qua các hoạt động sau:

  • Đánh giá nội bộ
  • Báo cáo kết quả mục tiêu, KPI
  • Báo cáo chất lượng
  • Báo cáo năng xuất sản xuất
  • Báo cáo nhân sự
  • Báo cáo tài chính
  • Và các báo cáo khác của mỗi chức năng quản trị

Cải tiến và điều chỉnh đúng (Action)

Đây là công việc gần như quan trọng nhất để hệ thống vận hành ngày càng tốt hơn và phù hợp với thực tế nhưng hầu hết các doanh nghiệp không quan tâm nhiều, dữ liệu cho việc phân tích để cải tiến sẽ lấy từ các nguồn sau:

  • Bao gồm tất cả các báo cáo trên
  • Báo cáo phản hồi và sự hài lòng của khách hàng
  • Báo cáo xem xét lãnh đạo

Bên cạnh đó việc tiến hành cải tiến cũng phải xét đến mức độ ưu tiên và mức độ ảnh hưởng đến hệ thống mà xét mức độ ưu tiên.

>> Đừng bỏ qua bí quyết xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp đạt chuẩn 4.0


LIÊN HỆ HOTLINE 0947 597 268 ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN TRỰC TIẾP

ĐỂ LẠI THÔNG TIN ĐỂ TƯ VẤN HOẶC NHẬN SÁCHTẠI ĐÂY