English
Lợi ích chính của hệ thống quản lý doanh nghiệp là giảm số lượng người cần thiết để hỗ trợ cơ sở hạ tầng và những hoạt động kinh doanh phức tạp. Vì tất cả được kết nối với nhau thành một hệ thống duy nhất giúp cho doanh nghiệp điều hành dễ dàng, tiết kiệm chi phí và hoạt động hiệu quả hơn.
Việc đổi mới cách triển khai hệ thống quản lý doanh nghiệp theo các bước tiên tiến giúp doanh nghiệp vận hành thuận lợi và phát triển bền vững. Tuy nhiên, để thực hiện được, mỗi CEO cần chuẩn bị cho mình một lộ trình để hoàn thiện.
Hệ thống quản lý doanh nghiệp là gì?
Hệ thống quản lý doanh nghiệp là phương pháp quản lý doanh nghiệp phù hợp (toàn bộ các nguyên tắc quản lý, chuẩn mực quản lý, cơ chế vận hành và cơ chế quản lý) được viết thành các tài liệu quản lý do các cấp quản lý có thẩm quyền ban hành mà toàn doanh nghiệp phải tuân theo để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp.
Các phương pháp quản lý doanh nghiệp khác nhau có thể dẫn đến các tư duy và nhận thức khác nhau về hệ thống quản lý chất lượng:
- Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 (đạt và ổn định chất lượng sản phẩm/dịch vụ).
- Hệ thống kiểm soát nội bộ (giảm thiểu các rủi ro).
- Hệ thống sản xuất tnh gọn (giảm chi phí, rút ngăn thời gian, tăng sản lượng sản xuất).
- Hệ thống quản trị doanh nghiệp ERP (thông lệ quản trị tốt nhất, xử lý nhanh chóng, kịp thời, giảm chi phí…)
Thực trạng ứng dụng hệ thống ERP tại Việt Nam
Quản lý và sử dụng nguồn lực hiệu quả là điều kiện tiên quyết để tạo nên thành công và sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp. Vì thế hiện nay, giải pháp phần mềm ERP đang ngày càng được các doanh nghiệp tại Việt Nam sử dụng phổ biến để định hình hệ thống quản lý của mình.
Thực tế cho thấy, hệ thống ERP đang được phát triển mở rộng và tích hợp nhiều chức năng ưu việt hơn, hướng tới trở thành giải pháp quản lý doanh nghiệp toàn diện và đáp ứng tất cả các nghiệp vụ quản trị. Cùng với xu thế phát triển của công nghệ, hệ thống quản lý doanh nghiệp truyền thống sẽ dần được đổi mới bởi hệ thống phần mềm ERP hoàn chỉnh.
Ở các doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều chi nhánh con hoặc lĩnh vực hoạt động đa dạng và quan trọng hơn có kinh phí đầu tư cho khoa học công nghệ thì họ có xu hướng ứng dụng hệ thống ERP.
Các bước triển khai hiệu quả một giải pháp phần mềm ERP
Bước 1: Thuyết phục ban quản lý chấp thuận
Để thực thi một dự án ERP cần một nguồn lực rất lớn; do đó việc thuyết phục ban quản lý của bạn chấp thuận là không hề đơn giản chút nào. Để đảm bảo quy trình triển khai luôn được suôn sẻ, có được sự đồng lòng từ quản lý cấp cao là một bước rất quan trọng cần phải thực hiện trước tiên.
Cập nhật thường xuyên thông tin với ban quản lý và thống nhất các mục tiêu. Hãy đặt ra các mục tiêu thiết thực và chia nhỏ ra, vừa dễ cho bạn thực hiện hơn, vừa giúp ích cho việc đánh giá và dự đoán kết quả.
Bước 2: Lựa chọn nhà cung cấp và tư vấn giải pháp ERP
Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp sẽ giúp quá trình chuyển đổi hệ thống quản lý doanh nghiệp diễn ra thuận lợi. Khi chọn bất kỳ nhà cung cấp giải pháp và tư vấn, việc đặt câu hỏi đánh giá nên được thực hiện dựa trên các tiêu chuẩn được định sẵn:
- Liệu giải pháp mới có giúp làm nổi bật thêm lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp?
- Giải pháp giúp xoá mờ khoảng cách khác biệt hiện tại trong doanh nghiệp và giúp bạn vượt lên dẫn đầu thị trường?
- Giải pháp có phù hợp với văn hoá và mô hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp?
Bước 3: Chọn phần mềm ERP có sẵn hay tuỳ chỉnh?
Về cơ bản, ERP được phát triển dựa vào quan sát và áp dụng những phương pháp thực hành tốt nhất. Nếu quy trình hoạt động không phù hợp, doanh nghiệp bạn không phải là thực hành tốt nhất.
Bước 4: Kiểm tra hệ thống
Nhằm đảm bảo tiến độ của dự án, hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP phải được kiểm tra và đánh giá vào cuối mỗi giai đoạn. Việc kiểm tra thường xuyên và chi tiết còn giúp kịp thời phát hiện những lỗi sai trong quy trình và dự đoán trước những vấn đề có thể xảy ra.
Bước 5: Kiểm soát chi phí
Chi phí thực tế của dự án ERP chắc chắn sẽ cao hơn rất nhiều so với dự tính ban đầu. Để có thể kiểm soát chi phí hiệu quả nhất, bạn cần phải hoạch định sẵn một kế hoạch chi tiết cho ngân sách và quyết toán thường xuyên. Một điều đáng lưu ý nữa là bạn phải dự tính ngân sách ngay từ khi bắt đầu cho đến hai tháng sau khi dự án kết thúc.
Bước 6: Theo dõi tiến trình và mục tiêu của dự án
Khác với thành công về mặt tài chính, rất khó để xác định mức độ thành công của một dự án ERP vì nó còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: quản lý sự thay đổi và kiểm soát mong muốn của con người. Đó cũng là lý do vì sao việc báo cáo thường xuyên đóng vai trò then chốt. Thêm vào đó, đặt mục tiêu để xác định và đo lường mức độ thành công của dự án (ví dụ xác định cột mốc thời gian nhất định) cũng rất hữu ích.
Việc thực hiện đầy đủ và tuần tự 6 bước trên sẽ giúp bạn triển khai hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP một cách tối ưu nhất. Nếu có thắc mắc hoặc có nhu cầu sử dụng dịch vụ thiết lập hệ thống quản lý chất lượng; hãy nhanh tay liên hệ cho LAVAN để được tư vấn miễn phí – tận tình từ chuyên gia tư vấn với nhiều năm kinh nghiệm trong nghề.
