8 Bước xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO đơn giản hiệu quả

Cho đến nay việc triển khai xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO không còn quá xa lạ đối với các doanh nghiệp lớn hoặc vừa và nhỏ. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng xây dựng được hệ thống của mình đúng theo tiêu chuẩn ISO do gặp nhiều khó khăn về kiến thức hoặc các yếu tố khách quan. Sau đây là 8 bước để xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn ISO vào doanh nghiệp một cách hiệu quả.

Các bước xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO

Bước 1: Tìm hiểu tiêu chuẩn và xác định phạm vi áp dụng

Đầu tiên, trước khi bắt tay vào việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO là phải thấy được ý nghĩa trong việc duy trì và phát triển tổ chức. Lãnh đạo doanh nghiệp cần định hướng cho các hoạt động của hệ thống, xác định mục tiêu và phạm vi áp dụng để hỗ trợ cho các hoạt động quản lý của mình đem lại lợi ích thiết thực cho tổ chức.

Bước 2: Lập ban chỉ đạo thực hiện dự án ISO

Việc áp dụng ISO có thể xem như là một dự án lớn, vì vậy doanh nghiệp cần tổ chức điều hành dự án sao cho hiệu quả. Nên có một ban chỉ đạo ISO tại doanh nghiệp, bao gồm đại diện lãnh đạo và đại diện của các bộ phận nằm trong phạm vi áp dụng ISO. Cần bổ nhiệm đại diện của lãnh đạo về chất lượng để lãnh đạo trong việc chỉ đạo áp dụng hệ thống quản lý ISO và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về các hoạt động.

Bước 3: Đánh giá thực trạng của doanh nghiệp và so sánh với tiêu chuẩn

Đây là bước thực hiện xem xét kỹ lưỡng thực trạng của doanh nghiệp để đối chiếu với các yêu cầu trong tiêu chuẩn ISO, xác định xem yêu cầu nào không áp dụng, những hoạt động nào tổ chức đã có, mức độ đáp ứng đến đâu và các hoạt động nào chưa có để từ đó xây dựng nên kế hoạch chi tiết để thực hiện. Sau khi đánh giá thực trạng, công ty có thể xác định được những gì cần thay đổi và bổ sung để hệ thống chất lượng phù hợp.

Bước 4: Thiết kế và tạo văn bản hệ thống quản lý chất lượng ISO

Thực hiện những thay đổi hoặc bổ sung đã xác định trong đánh giá thực trạng để hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO. Cần xây dựng và hoàn chỉnh tài liệu theo yêu cầu của tiêu chuẩn, ví dụ:

• Xây dựng sổ tay chất lượng.
• Lập thành văn bản tất cả các quá trình và thủ tục liên quan.
• Xây dựng các hướng dẫn công việc, quy chế, quy định cần thiết.

Một điều quan trọng mà tất cả các doanh nghiệp thiếu sót khi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng đó là:

• Định dạng và chuẩn hóa cấu trúc hệ thống tài liệu sẽ giúp cho việc lưu trữ, tiếp cận và sử dụng thuận tiện hơn.
• Đánh giá rủi ro và lợi ích các hoạt động để lên danh mục các công việc cần biên soạn tài liệu để kiểm soát, điều này giúp cho tối giản hóa hệ thống tài liệu vừa đủ để sử dụng, không dư và cũng không thiếu nhưng vẫn kiểm soát hết tất cả những rủi ro của doanh nghiệp.

Bước 5: Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO

Công ty cần áp dụng hệ thống đã thiết lập để chứng minh hiệu lực và hiệu quả của hệ thống. Trong bước này cần thực hiện các hoạt động sau:

• Phổ biến cho tất cả mọi cán bộ công nhân viên trong công ty nhận thức về ISO
• Hướng dẫn cho cán bộ công nhân viên thực hiện theo các quy trình, thủ tục đã được viết ra.
• Phân rõ trách nhiệm ai sử dụng tài liệu nào và thực hiện theo đúng chức năng nhiệm vụ mà thủ tục đã mô tả.
• Tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ về sự phù hợp của hệ thống và đề ra các hoạt động khắc phục đối với sự không phù hợp.
• Tổ chức họp xem xét của lãnh đạo về kết quả xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO.

Bước 6: Đánh giá nội bộ và chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận

Việc chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận bao gồm các bước sau:

• Đánh giá trước chứng nhận: Đánh giá trước chứng nhận nhằm xác định xem hệ thống của công ty đã phù hợp với tiêu chuẩn chưa và có được thực hiện một cách hiệu quả không, xác định các vấn đề còn tồn tại để khắc phục. Việc đánh giá trước chứng nhận có thể do chính công ty thực hiện hoặc do tổ chức bên ngoài thực hiện.
• Lựa chọn tổ chức chứng nhận: Tổ chức chứng nhận (hay còn gọi là bên đánh giá độc lập thứ ba) là tổ chức được công nhận cho việc thực hiện đánh giá và cấp chứng nhận phù hợp với tiêu chuẩn ISO. Số lượng các tổ chức công nhận càng lớn càng chứng tỏ mức độ uy tín và tính thừa nhận quốc tế của Tổ chức chứng nhận.

Bước 7: Tiến hành đánh giá chứng nhận

Công ty sẽ lựa chọn một tổ chức chứng nhận có uy tín nhằm đảm bảo một hệ thống hoạt động hiệu quả, mang lại giá trị gia tăng thực sự. Sau đó, tổ chức chứng nhận đã được lựa chọn tiến hành đánh giá chứng nhận chính thức hệ thống của công ty.

Bước 8: Duy trì hệ thống sau khi chứng nhận

Ở giai đoạn này cần tiến hành khắc phục các vấn đề còn tồn tại được phát hiện qua quá trình đánh giá chứng nhận và tiếp tục thực hiện các hoạt động khắc phục theo yêu cầu của tiêu chuẩn để duy trì và cải tiến không ngừng hệ thống quản lý của công ty.

Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Hệ thống quản lý chất lượng ISO không chỉ mang lại lợi ích cho các doanh nghiệp lớn mà còn cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, giúp các doanh nghiệp có cơ hội cạnh tranh với các doanh nghiệp trên thị trường toàn cầu.

10 lợi ích mà hệ thống quản lý chất lượng ISO mang lại:

• Mang lại uy tín và sự tin tưởng cho khách hàng
• Giúp thương hiệu của doanh nghiệp được thừa nhận toàn cầu
• Mở cửa thị trường xuất khẩu cho các sản phẩm của doanh nghiệp
• Giúp doanh nghiệp khám phá các hoạt động kinh doanh tốt nhất
• Giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ cạnh tranh trên một sân chơi bình đẳng với các doanh nghiệp lớn hơn.
• Hướng tới hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
• Mở ra cơ hội kinh doanh mới
• Mang đến lợi thế cạnh tranh
• Giúp doanh nghiệp phát triển
• Mang lại một ngôn ngữ chung được sử dụng xuyên suốt trong các ngành công nghiệp

Với 8 bước xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO đơn giản, dễ hiểu mà Công ty LAVAN chúng tôi chia sẻ ở trên. Hi vọng sẽ trang bị thêm kiến thức cho quý doanh nghiệp trong việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng, mang lại lợi nhuận cao, tiết kiệm chi phí.

Liên hệ ngay với công ty chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất!