Bí kíp đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO:9001

Cũng như bất kì một quá trình nào khác; để thực hiện đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng một cách hiệu quả; cũng cần các hoạt động lập kế hoạch, xác định, thực hiện một cách nhất quán và được kiểm soát. Nếu thiếu đi các yếu tố này; hoạt động đánh giá chỉ là một sự lãng phí về thời gian và nguồn lực.

Đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp

Lợi ích của việc đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng

Đánh giá nội bộ là một công cụ quan trọng giúp hệ thống quản lý chất lượng hoàn thiện. Để duy trì và chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng; hoạt động này cần được thực hiện một cách có tổ chức và hiệu quả.

Các cuộc đánh giá giúp tổ chức xác định được các vấn đề tồn tại, rủi ro, các kinh nghiệm tốt và cơ hội; để tổ chức có thể phục vụ các khách hàng của mình một cách tốt hơn. Các thông tin thu được từ một cuộc đánh giá tốt; là một tài sản của doanh nghiệp và giá trị của nó lớn hơn rất nhiều so với chi phí ít ỏi cho đào tạo và thời gian mà tổ chức đã đầu tư. Việc một tổ chức đánh giá về giá trị và sử dụng tài sản này như thế nào; phụ thuộc rất nhiều vào cách thức mà cuộc đánh giá đã được thực hiện.

Một số kinh nghiệm từ việc đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng

Kinh nghiệm từ việc đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng

1. Lập kế hoạch cho cuộc đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng

Xác định cụ thể lịch đánh giá và tần suất đánh giá được xem là bước quan trọng hàng đầu; nhằm phản ảnh nhu cầu của tổ chức. Tổ chức phải xem xét một cách thích hợp đến các hoạt động quan trọng; xác định các khu vực có bổ sung; thay đổi về nhân sự; các quá trình xuất hiện sự cố hoặc sai lỗi;…

Lịch đánh giá hệ thống quản lý chất lượng giúp tiết kiệm thời gian. Các đánh giá viên sẽ đi theo trình tự, nhằm đảm bảo cuộc đánh giá diễn ra suôn sẻ. Và nên lưu ý, một khi lịch đánh giá hệ thống quản lý chất lượng đã được thiết lập thì hãy nhớ tuân thủ thực hiện; tránh thói quen thay đổi để thỏa mãn sự ưu tiên của một số người bởi vì việc làm này sẽ gây ảnh hưởng; làm giảm giá trị của hoạt động đánh giá; làm hạn chế khả năng tổ chức có được các thông tin hữu ích.

2. Chuẩn bị cho cuộc đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng

Đầu tiên, trao đổi với mọi người trước về thời gian mà đánh giá viên đến làm việc

Đây là một nguyên tắc làm việc thông thường; bởi sẽ giúp ích rất nhiều trong việc loại bỏ những suy nghĩ tiêu cực của bộ phận nhân viên được đánh giá khi tiếp các đánh giá viên như: “kiểm tra bất chợt”, “bới lông tìm vết” hay “tìm và diệt”,… Việc không thông báo trước cho người chịu trách nhiệm của quá trình về kế hoạch đánh giá này sẽ mang lại các hậu quả tiêu cực.

Một khi bộ phận được đánh giá cảm nhận rằng việc đánh giá là một hoạt động “kiểm tra bất ngờ” nhằm “bắt quả tang các sai lỗi”; họ thường “lấp liếm” các vấn đề phát sinh. Khi đó họ không còn nhận thức được rằng đánh giá là một hoạt động xem xét thực tế nhằm hình thành một văn hóa cải tiến. Thay vào đó, họ sẽ nhìn nhận hoạt động đánh giá với sự lo sợ của những người phạm lỗi về các hình phạt do sự vi phạm của họ, mặc dù có thể họ không làm điều gì vi phạm.

Thứ hai, hãy xem xét trước tài liệu mô tả những quá trình được phân công đánh giá hệ thống quản lý chất lượng

Điều này giúp đánh giá viên xác định được những câu hỏi dành cho bên được đánh giá và hỗ trợ việc tiếp nhận; hiểu các câu trả lời. Đọc trước các tài liệu còn giúp đánh giá viên phân biệt được các yêu cầu quan trọng; những điểm có thay đổi về bộ phận/nhân sự phụ trách đối với sản phẩm và quá trình.

Hãy xem xét báo cáo đánh giá lần trước và các phiếu yêu cầu hành động khắc phục được lập. Điều này giúp đánh giá viên có thể xác định xem tình hình đã tốt hay xấu hơn. Nếu quá trình thực hiện hành động khắc phục được gắn kết tốt với đánh giá nội bộ; thì các đánh giá viên có thể xem xét việc thực hiện và tính hiệu lực của các hành động khắc phục như là một phần của cuộc đánh giá. Cần xem xét đến toàn bộ các hành động khắc phục; không phân biệt nguồn gốc của sự không phù hợp được phát hiện. Phương pháp tiếp cận này đặc biệt thích hợp đối với việc kiểm tra xác nhận kết quả hành động khắc phục của nhà cung cấp.

Thứ ba, chuẩn bị bảng câu hỏi đánh giá hệ thống quản lý chất lượng

Hãy chuẩn bị bảng câu hỏi đánh giá; ngay cả trong trường hợp doanh nghiệp có sử dụng bảng câu hỏi đánh giá tiêu chuẩn thì việc chuẩn bị, chỉnh sửa chúng dựa trên các tài liệu mà đánh giá viên sẽ xem xét để “vết đánh giá” được lập ra một cách đầy đủ vẫn là một công việc quan trọng. Việc này còn giúp các đánh giá viên xác định các câu hỏi để tránh lãng phí thời gian; đồng thời đảm bảo việc đánh giá được thực hiện trong phạm vi được xác định.

3. Sử dụng các thực hành giá đã được thừa nhận

Các đánh giá viên không được bỏ qua các thực hành đánh giá tốt; dù cho đó là đánh giá nội bộ hay đánh giá bên ngoài.

Thực hiện cuộc họp khai mạc. Đối với một cuộc đánh giá của bên thứ ba thì đây là một thủ tục với một danh sách các nội dung cần phải đề cập như phạm vi, mục đích, tiêu chuẩn, thời gian, chương trình, bảo mật thông tin, quy định về báo cáo điểm không phù hợp, các trang thiết bị an toàn, người đi cùng và quá trình khiếu nại. Đối với một cuộc đánh giá nội bộ; việc có một cuộc họp khai mạc ngắn cũng nên được thực hiện để làm rõ các quá trình sẽ được đánh giá; thời gian đánh giá và các cá nhân mà đánh giá viên muốn phỏng vấn. Việc đến một bộ phận và bắt đầu đánh giá; mà không có một vài điểm nhận xét ban đầu và thủ tục chào hỏi; chỉ làm tăng sự căng thẳng và khả năng tạo khoảng cách với những người có thể hỗ trợ một cuộc đánh giá hiệu quả.

Các đánh giá viên cần lưu ý đến cách thức đặt câu hỏi. Sau đây là một số điểm cần được ghi nhớ:

Cần luôn nhớ rằng các cá nhân được đánh giá không được tuyển dụng để trả lời câu hỏi của đánh giá viên.
Hãy đặt câu hỏi mở thay vì các câu hỏi mà chỉ có câu trả lời “có” hoặc “không”.
Hãy hỏi người được đánh giá xem công việc của họ được thực hiện thế nào.
Nhớ sử dụng các tài liệu để giới hạn các câu hỏi.
Đừng ngần ngại nhắc lại hoặc đặt lại câu hỏi.
Dành cho người được hỏi thời gian để trả lời.
Hãy hỏi “Rồi tiếp theo như thế nào?”
Chỉ ra một tình huống và hỏi “Trong trường hợp .. thì điều gì xảy ra?”
Hãy hỏi tại sao.
Hãy lắng nghe đối với người được đánh giá
Ghi lại các câu trả lời để khỏi bị quên
Nếu đánh giá viên ghi chép khi người được phỏng vấn đang nói; cần đảm bảo rằng họ biết điều này.
Hãy luôn chắc chắn rằng bên được đánh giá được thông báo nếu đánh giá viên dự kiến sẽ báo cáo một điểm không phù hợp được phát hiện tại khu vực của họ.
Đừng bao giờ rời khu vực đánh giá mà không nói “cảm ơn”.

4. Lập một báo cáo đầy đủ và có ý nghĩa

Báo cáo đánh giá cần thể hiện được một cách tổng quát và khách quan về tình trạng của tổ chức được đánh giá. Báo cáo cần đề cập đến các thông lệ tốt được ghi nhận; các rủi ro nhận thấy được và các vấn đề đã được phát hiện. Một báo cáo đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng nên bao gồm các nội dung sau:

Ngày đánh giá
Liệt kê các khu vực được đánh giá: điều này đặc biệt quan trọng trong trường hợp tổ chức có nhiều địa điểm hoạt động.
Tiêu chuẩn sử dụng: với đánh giá bên thứ ba, tiêu chuẩn sử dụng thường là tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001, ISO/TS 16949, ISO 13485 … Trong đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng; tiêu chuẩn đánh giá thường là một danh mục các tài liệu nội bộ liên quan để hoạt động được đánh giá như thủ tục, hướng dẫn và các biểu mẫu….
Trưởng đoàn đánh giá hệ thống quản lý chất lượng và thành viên: nếu chỉ có một đánh giá viên thực hiện thì người này đồng thời là trưởng đoàn.
Danh sách các cá nhân được phỏng vấn: giúp đánh giá viên cung cấp bằng chứng khách quan rằng mình đã đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của quá trình đánh giá.
Các điểm không phù hợp: khi báo cáo những gì không phù hợp; điều quan trọng là phải đảm bảo nội dung đầy đủ và rõ ràng như: sự không phù hợp thực tế là gì?, các bằng chứng nào được sử dụng để kết luận đó là một điểm không phù hợp?… Một báo cáo sự không phù hợp được liên kết tốt cần cung cấp đủ sự rõ ràng và định hướng để người phụ trách quá trình có thể sử dụng để tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ và lập được một phương án hành động khắc phục thích hợp.
Nhận xét và đưa ra cơ hội cải tiến: cũng như với các điểm không phù hợp; các điểm nhận xét cũng nên được gắn với những yêu cầu cụ thể; để giảm thiểu sự hiểu lầm rằng đó chỉ đơn gian là ý tưởng mà đánh giá viên nghĩ ra.

Việc thực hiện theo các kinh nghiệm cơ bản trong đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng này, sẽ đảm bảo các thông tin mà lãnh đạo nhận được là chính xác; phản ảnh tình trạng của tổ chức và đủ chi tiết cho việc đưa ra các quyết định tốt. Đây chính là những điều làm cho cuộc đánh giá trở nên hiệu quả; nếu thiếu chúng, các cuộc đánh giá chỉ còn là hoạt động đào bới hồ sơ giấy tờ vô nghĩa.

Mọi thông tin thắc mắc cần được tư vấn hỗ trợ trực tiếp; hãy liên hệ ngay với LAVAN để được phục vụ tận tình!