English
Như các bạn cũng biết, mong muốn của hầu hết các chủ doanh nghiệp khi đầu tư xây dựng một hệ thống quản lý là phải vận hành hiệu quả để mang lại tối đa giá trị cho doanh nghiệp, tuy nhiên trên thực tế lại hết sức phủ phàng là hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam khi xây dựng hệ thống quản lý đặt biệt hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9000 để lấy chứng nhận đều không vận hành được.
Để lý giải cho điều đó, bạn hãy tưởng tượng rằng khi xây dựng một ngôi nhà thì chúng ta phải cần xây dựng móng nhà trước và sau đó mới xây ngôi nhà, ngôi nhà càng to lớn thì móng càng phải xâu và vững chắc. Vậy tại sao trong quá trình quản trị doanh nghiệp, khi xây dựng một hệ thống quản lý chúng ta lại không xây dựng nền móng cho nó? Câu hỏi tưởng chừng như vô cùng đơn giản nhưng rất ít doanh nghiệp đặt vấn đề này mà vẫn thực hiện theo phương pháp cũ lâu nay của các đơn vị tư vấn là tập trung vào đào tạo tiêu chuẩn và viết tài liệu.
Chúng tôi không phê phán hay bình luận phương pháp làm hiện nay nhưng nếu các doanh nghiệp vẫn tiếp tục thực hiện theo thì nó là rào cản cho sự phát triển các doanh nghiệp, tôi có nhớ câu nói của Albert Einstein “Kẻ điên rồ là kẻ làm công việc theo một cách duy nhất lặp đi lặp lại và mong chờ có những kết quả khác nhau” vậy tại sao chúng ta phải tiếp tục đi theo phương pháp cũ.
Để có một hệ thống quản lý phù hợp để vận hành hiệu quả thì nó phải đáp ứng được các tiêu chí sau
- Hoạch định ban đầu đúng
- Xây dựng và vận hành đúng
- Đo lường và cải tiến đúng
Một hệ thống quản lý được xây dựng có nền móng vững chắc hay được gọi là chuẩn hóa để đúng ngay từ đầu sẽ giúp giải quyết được 3 vấn đề trên, vậy thì nền móng ở đây là những gì? Tại sao chúng tôi đề cặp đến nó? Để có cơ sở hiểu rõ hơn, xin mời các bạn đọc các phân tích của năm khía cạnh dưới đây trước:
1. Định hướng chiến lược phát triển là yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất mà chúng ta cần phải làm rõ trước khi xây dựng hệ thống quản lý vì đó kim chỉ nam cho tất cả mọi hoạt động của doanh nghiệp và cũng giúp cho các đơn vị chức năng hạn chế xung đột hoặc đi lệch hướng trong công việc. Nếu hệ thống quản lý được thiết lập mà không theo đúng với định hướng chiến lược thì sẽ gây ra rất nhiều xung đột trong công việc và có khả năng phải đập bỏ để làm lại từ đầu.
2. Cơ cấu tổ chức và ma trận chức năng là một thành tố hết sức quan trọng trong công tác quản trị doanh nghiệp nó giúp các phòng ban nắm rõ được phạm vi trách nhiệm của đơn vị mình đối với mỗi chức năng quản trị, từ đó giúp hạn chế việc chồng chéo trong công việc và nó cũng là cơ sở để thiết lập mô tả công việc cho nhân viên. Ngoài ra ma trận chức năng còn giúp cho việc phân chia phạm vi thực hiện công việc của các bước trong các quy trình một cách rõ ràng và tinh gọn hơn, nếu cơ cấu tổ chức và ma trận chức năng chưa phù hợp thì cả hệ thống quản lý, tài liệu sẽ ảnh hưởng theo
3. Khi nói đến hệ thống tài liệu chúng ta hình dung có rất nhiều tài liệu, vậy làm thế nào để dễ dàng nắm rõ, nhận dạng, phân biệt và hiểu được mục đích sử dụng và thứ tự ưu tiên áp dụng nếu không có một tài liệu hướng dẫn chuyện đó. Nếu có một tài liệu diễn giải tinh gọn các thống tin trên để tất cả mọi người cùng nắm trước khi thiết lập hệ thống và cho người mới khi tiếp cận hệ thống thì mọi việc trở nên dễ đàng hơn nhiều, hạn chế những sai sót không cần thiết và còn tiết kiệm rất nhiều thời gian cho doanh nghiệp.
4. Khi thiết lập hệ thống điều khó khăn nhất là làm sao biết được tài liệu nào cần được thiết lập, tài liệu nào không cần thiết lập và mức độ ưu tiên của chúng nếu chúng ta không có một cơ sở xác định một cách khoa học sẽ gây ra nhất nhiều lãng phí và thiệt hại cho doanh nghiệp vì sẽ có rất nhiều tài liệu thiết lập ra dư thừa và cũng sẽ thiết rất nhiều tài liệu cần thiết. Vậy một phương pháp để giải quyết tất cả các vấn đề trên một cách khoa học trước khi bắt đầu biên soạn quy trình như phương pháp “kết hợp rủi ro và lợi ích trong quản trị” sẽ mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp còn giúp hệ thống được thiết lập đúng ngay từ đầu.
5. Ở Việt Nam, khi nói đến tiêu chuẩn ISO thì nó trở thành nỗi ám ảnh của đa số các nhân viên vì hầu hết các doanh nghiệp thiết lập hệ thống quản lý theo phương pháp áp đặt và thiết lập không đúng nguyên lý của nó, chính vì thế để hệ thống vận hành đúng chúng ta phải có giải pháp để toàn thể nhân viên hiểu đúng về bản chất của hệ thống, đúng về lợi ích của hệ thống, đúng về cách vận hành của hệ thống. Có như vậy thì tất cả các thành viên mới hiểu và đồng lòng trong việc xây dựng và vận hành hệ thống và đây cũng là yếu tố quyết định sự thành công hay thất bại của hệ thống quản lý.
Để xây dựng được một hệ thống mà chuẩn hóa đúng ngay để làm cơ sở cho việc vận hành hiệu quả, chúng ta phải thực hiện các công việc sau:
1. Khảo sát đánh giá để nắm rõ các vấn đề đang tồn đọng của doanh nghiệp
2. Xác định chính chiến lược phát triển và mục tiêu của doanh nghiệp
3. Chuẩn hóa cơ cấu tổ chức và xây dựng mô tả công việc
4. Chuẩn hóa phương pháp đánh gia rủi ro và lợi ích để lập được danh mục tài liệu
5. Chuẩn hóa cấu trúc của hệ thống tài liệu & định dạng văn bản
6. Chuẩn hóa tư duy và kiến thức để hiểu và vận hành hệ thống
Một khi các thông tin trên được thiết lập chuẩn ngay từ đầu thì nó là nền tảng để giúp doanh nghiệp giải quyết các tồn đọng lâu nay doanh nghiệp đang gặp phải và cũng là nền tảng để hệ thống được thiết lập và vận hành đúng:
- Hoạt động của các đơn vị chức năng cùng hướng đến một mục tiêu vì đã nắm rõ được định hướng chiến lược phát triển và mục tiêu của công ty.
- Các phòng ban tự giác thực hiện công việc và giảm thiểu các chồng chéo trong công việc vì đã thiết lập được ma trận chức năng và mô tả công việc cụ thể.
- Hệ thống tài liệu tinh gọn và liên kết với nhau vì đã được đánh giá rủi ro và lợi ích một cách khoa học để lập ra danh mục tài liệu và công việc cần thực hiện.
- Hệ thống tài liệu giải quyết được các mâu thuẫn nội tại và đáp ứng được mong đợi của doanh nghiệp vì các thông tin này đã được ghi nhận trong quá trình khảo sát đánh giá và đã lồng ghép phương án sử lý trong quá trình xây dựng tài liệu.
- Tài liệu biên soạn ngắn gọn, rõ ràng và không chồng chéo vì đã có cấu trúc tài liệu, định dạng, mã hóa, chức năng nhiệm vụ rõ ràng.
- Các nhân viên tự giác áp dụng quy trình, tự giác theo dõi và phản hồi để cải tiến quy trình vì đã được đào tạo để hiểu rõ về lợi ích của hệ thống, hiểu rõ nhiệm vụ của mình đối với hệ thống…
Trên các cơ sở đó hệ thống sẽ được các đơn vị chức năng tự giác chủ động thực hiện biên soạn, tự giác áp dụng và cũng tự giác đo lường cũng như đề xuất giải pháp cải tiến, qua đó sẽ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và hiệu quả hơn để dễ dàng đạt được mục tiêu và chiến lược.
