Quản lý rủi ro chất lượng dự án của doanh nghiệp qua bài học thực tế

Hiện nay, rất ít doanh nghiệp áp dụng các biện pháp quản lý rủi ro chất lượng và quy trình đánh giá rủi ro một cách có kỷ luật đối với dự án của họ. Tuy nhiên, thực tế cho thấy bất kì dự án nào cũng đều chứa đựng những rủi ro và những nguy cơ mơ hồ không thể lường trước được.

Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn thay đổi điều này. Có 2 phương pháp chủ yếu để cải thiện việc quản lý rủi ro chất lượng dự án: nâng cao khả năng nhận biết nguy cơ khi vòng đời dự án vẫn còn và gắn công tác quản lý rủi ro vào việc thực thi dư án.

Bản chất của quản lý dự án là quản lý rủi ro – Vậy tại sao người ta vẫn xem nhẹ vấn đề này?

quản lý rủi ro chất lượng

Bản chất của quản lý dự án

Tất cả các dự án đều có rủi ro. Các rủi ro rõ ràng nhất chủ yếu xuất phát từ:

  • Sự phụ thuộc (bên trong hoặc bên ngoài).
  • Giả định của các thành viên trong nhóm (liên quan đến bất kỳ phía cạnh nào của dự án).

Khi bắt đầu một dự án, tác động của những nguy cơ tiềm ẩn (về mặt chi phí, tiến độ, hoặc có khi là cả hai) gần như không giới hạn. Lựa chọn thực tế ở đây hoặc là dành sự chú tâm kịp thời để xác định và quản lý rủi ro, hoặc là chịu hậu quả tối đa ở đầu ra sản phẩm. Trong quá khứ, hầu hết các doanh nghiệp đều chưa chủ động quản lý rủi ro chất lượng dự án. Thực trạng này thậm chí còn phổ biến đến mức ta có thể nghe các nhà quản lý dự án bảo rằng: “Tôi chẳng có thời gian để quan tâm đến khía cạnh này vì tôi quá bận rộn với việc hoạch định dự án”.

Đối với các dự án lớn hơn, có rất ít lĩnh vực để một nhà quản lý tài năng có thể thể hiện vai trò tích cực của mình đến kết quả dự án hơn là việc quản lý rủi ro, bởi một người quản lý dự án được thuê về thực chất là để quản lý rủi ro chất lượng.

Từ góc độ doanh nghiệp, tất cả các dự án trọng điểm đều cần phải được thử thách (thông qua sự quản trị sát sao) để có thể áp dụng được một phương pháp có kỷ luật tới việc quản lý hàng ngày và việc đối mặt với rủi ro sẽ được tối giản một cách có hệ thống, đặc biệt là trong giai đoạn đầu của vòng đời dự án.

Cải thiện khả năng nhận biết và nắm bắt rủi ro – Làm thế nào để giải quyết yếu tố khó nhất?

quản lý rủi ro chất lượng

Cải thiện khả năng nhận biết và nắm bắt rủi ro

Rất ít dự án có kế hoạch quản lý rủi ro toàn diện hoặc thậm chí là một định nghĩa rõ ràng về những rủi ro cụ thể mà họ phải đối mặt. Đó là một phần văn hoá, một phần “cơ học”, tuy nhiên cả hai điều này đều có thể giải quyết được nếu chúng ta thực sự quyết tâm.

Nhiều tài liệu nhận diện rủi ro (risk register) có chất lượng nghèo nàn, chỉ hoàn thiện một phần hoặc dữ liệu cực kì hạn chế. Điều này thể hiện việc thiếu kiến thức về rủi ro và không dành nhiều sự chú ý để quản lý nó, đồng thời làm cho dữ liệu ít được sử dụng từ những người khác (ví dụ như các bên liên quan) và có thể dẫn đến một sự ảo tưởng là dự án của chúng ta đang rất ao toàn và đã sẵn sang cho sản phẩm đầu ra.

Nâng cao công tác quản lý rủi ro chất lượng liên quan đến khả năng nhận định rủi ro ngay ở giai đoạn đầu tiên, sử dụng các phương pháp hiệu quả gắn liền với vòng đời ra quyết định một cách chiến lược, cùng với các phương pháp trình bày và sử dụng dữ liệu hữu hiệu.

Điều quan trọng ở đây là nên sử dụng các phương pháp sáng tạo và hiệu quả để cải thiện đáng kể việc xác định, nắm bắt và trình bày dữ liệu rủi ro, lồng ghép việc quản lý rủi ro chất lượng vào tất cả các khía cạnh của dự án nâng cao chất lượng thông tin và tính xuyên suốt trong việc truyền đạt qua lại của các thành viên một cách đáng kể.

Đánh giá rủi ro chất lượng dự án thông qua nâng cao hiểu biết về rủi ro cho bản thân

Trong tất cả các tài liệu về rủi ro, đã có rất nhiều bài báo phân tích mô hình tác động của nó thông qua phương pháp thống kê. Điều này có vị trí quan trọng khi đưa ra phần lớn các quyết định trong dự án, tuy nhiên nhiều nhà quản lý cao cấp cho rằng chúng ta hoàn toàn có thể đạt được nhiều lợi ích xa hơn nếu đảm bảo rằng các hoạt động giảm thiểu rủi ro được thực hiện một cách kỉ luật và kịp thời.

Ít ra, tất cả các rủi ro đều phải được nhận định và đội ngũ thì cần ra quyết định về: xác suất xảy ra (chỉ cần dựa trên những thước đo đơn giản về khả năng xảy ra: thấp/ trung bình/ cao), hậu quả rủi ro nếu nó xảy ra (một lần nữa là diễn ra một cách đơn giản nhất, nó ảnh hưởng đến tiến độ, ngân sách, chất lượng).

Khi trình bày rủi ro cho các bên liên quan và người ra quyết định, sẽ rất hiệu quả khi tính đến các tác động của chúng, đặc biệt là khi thực hiện các chiến lược giảm thiểu hoặc phòng ngừa rủi ro.

Cải thiện quản lý rủi ro – Không có rủi ro nào không thể bị kiểm soát bằng một cách nào đó

Ngay cả khi rủi ro nằm ngoài sự kiểm soát của đội ngũ quản lý nòng cốt, họ vẫn có thể hạn chế hậu quả của nó bằng các chiến lược và hành động. Để quản lý những mối đe doạ tiềm tàng cần phải được xây dựng trong kế hoạch ban đầu càng sớm càng tốt, đừng bao giờ để các chiến lược giảm thiểu rủi ro nằm ngoài quy trình quản lý chủ đạo.

Bất kỳ đội ngũ nào cũng cần hiểu được sự khác nhau giữa chiến lược giảm thiểu rủi ro và lập kế hoạch dự phòng, khi nào thì cần áp dụng biện pháp.

Các chiến lược giảm thiểu rủi ro là những hành vi chủ động làm giảm xác suất xảy ra hoặc giảm tác động còn lại của rủi ro. Còn kế hoạch dự phòng là những kế hoạch thay thế có thể được triển khai nếu rủi ro xảy ra.

Hơn nữa, các nhóm dự án cũng cần phải biết làm thế nào để tích hợp dữ liệu quản lý rủi ro chất lượng với các quy trình kỹ thuật phổ biến, việc quản lý và thực hiện đo lường hiệu suất.

Một khi dự án bắt đầu tiếp cận công việc theo cách này, quản lý rủi ro sẽ trở thành một sự kiểm soát và giúp làm giảm nguy cơ một cách có hệ thống, qua đó cho phép các dự án giảm thiểu biểu hiện và hậu quả của nó.

Quản lý quy trình tổng thể

Với bất kỳ quy trình nào, chính bản thân việc quản lý rủi ro chất lượng dự án cũng phải được kiểm soát. Cần phải có các đợt đánh giá và sự kiện định kỳ dựa theo kế hoạch dự án chủ chốt để giải quyết rủi ro. Những bài đánh giá này phải được quản lý với sự kỷ luật khổng lồ, vì công việc của họ không chỉ là động não và phân tích mà còn phải xem xét lại hiệu quả của các chiến lược giảm nhẹ rủi ro và đưa ra những hành động mới thích hợp.

Ngoài ra, còn có các số liệu đơn giản nhưng có tác động mạnh có thể được sử dụng ở cấp độ dự án và cấp độ kinh doanh để theo dõi việc áp dụng quy trình quản lý rủi ro chất lượng.

Tóm lại, quản lý rủi ro chất lượng có thể là một khái niệm trừu tượng và khó nắm bắt, nhưng nó sẽ được quản lý hiệu quả thông qua hệ thống quản lý chất lượng và các đầu vào khác. Bằng những giá trị vô giá của mình mang lại cho dự án của doanh nghiệp, quản lý rủi ro luôn là một lĩnh vực được chú ý hàng đầu cùng với quản lý chất lượng dự án.

Để biết thêm thông tin chi tiết, bạn hãy liên hệ ngay với Công ty LAVAN chúng tôi ngay trong hôm nay để được tư vấn và hỗ trợ tận tình nhất!