Yếu tố con người trong hệ thống quản lý chất lượng

Với mục tiêu giúp các tổ chức, doanh nghiệp hiểu và kiểm soát được yếu tố con người trong hệ thống quản lý chất lượng. Tổ chức Tiêu chuẩn hoá quốc tế – ISO đã ban hành hệ thống ISO 9001 về quản lý chất lượng để giúp các tổ chức nâng cao năng lực và sự tham gia của cán bộ, nhân viên trong quá trình xây dựng và vận hành hệ thống quản lý chất lượng.

Yếu tố con người trong hệ thống quản lý chất lượng được phân thành 3 nhóm

Dựa vào hệ thống tiêu chuẩn ISO, yếu tố con người được phân thành 3 nhóm:

Yếu tố sự lãnh đạo:

Đề cập vai trò của lãnh đạo trong tổ chức; sự tham gia của lãnh đạo trong việc xây dựng nền tảng văn hoá và các giá trị của tổ chức; vai trò của lãnh đạo trong sự thay đổi và thúc đẩy chia sẻ, sử dụng tri thức trong tổ chức một cách hiệu quả.

Yếu tố sự tham gia của con người:

Yếu tố này nêu bật các vấn đề về: làm việc theo nhóm, xây dựng mạng lưới và hợp tác để có thể sử dụng nguồn lực bên ngoài cho các hoạt động của tổ chức; vấn đề kỷ luật, trao quyền, trao trách nhiệm cho nhân viên và động viên nhân viên, khen thưởng kịp thời khi đạt được mục tiêu hoặc hoàn thành tốt công việc.

Yếu tố năng lực:

Nhấn mạnh đến quá trình tuyển dụng, giáo dục và đào tạo để nâng cao kiến thức và kỹ năng cho nhân viên, nâng cao nhận thức của cán bộ công nhân viên về các khía cạnh quan trọng của công việc mà họ đang thực hiện. Đồng thời, khả năng đề xuất và thực hiện các giải pháp sáng tạo và đổi mới trước những vấn đề thách thức.

Tóm lại, muốn tồn tại và phát triển, không thể không nghiên cứu yếu tố con người trong hệ thống quản lý chất lượng; bởi con người là nhân tố trung tâm quyết định đến sự thành công của doanh nghiệp.

Vậy làm thế nào để quản lý con người một cách tốt nhất?

Con người trong hệ thống quản lý

Có thể nói, việc quản lý con người, tập thể là nhiệm vụ chính của nhà quản lý không chỉ đối với toàn xã hội mà còn đối với từng cấp, ngành; con người có vai trò chủ đạo trong hệ thống quản lý. Trong việc quản lý người ta xem xét con người và hoạt động của con người trên 3 góc độ.

Con người với tư cách là chủ thể quản lý: cùng với năng lực, uy tín, nhân cách giúp con người đưa ra quyết định quản lý của mình. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động và sự phát triển của tổ chức.
Con người với tư cách là đối tượng quản lý: đó là những người dưới quyền ở nhiều cấp độ cá nhân, tập thể,… với những đặc điểm văn hoá, nhân cách riêng của họ.
Nhìn nhận con người trong mối quan hệ giữa chủ thể và đối tượng quản lý (mối quan hệ giữa những người lãnh đạo và cấp dưới).

Tuy nhiên, con người và tập thể không thụ động trước tác động quản lý bởi mỗi người đều có ý thức, ý chí, có những lợi ích và nhu cầu riêng, có nhận thức về các sự kiện. Trong hệ thống quản lý, con người có thể tiếp nhận các quyết định quản lý, tuân theo nó hoặc có thể không tiếp nhận hay chỉ tiếp nhận ở một mức độ nhất định. Chính vì thế, trong việc quản lý con người không thể theo các quyết định cứng nhắc mà phải mang tính linh hoạt, mềm dẻo.

Quản lý con người là gì, quản lý như thế nào?

“Quản lý con người một cách khoa học là phải thiết lập được sự hài hoà, tối ưu giữa những lợi ích, nguyện vọng và sự phát triển của cá nhân, tập thể; cũng như phải điều hoà được những yêu cầu của cá nhân, tập thể và xã hội với nhau”.

Quản lý con người là công việc rất khó khăn phức tạp, không phải ai cũng làm được. Với quan niệm về bản chất quản lý con người như trên, chúng ta có thể phân tích nó qua các mặt cụ thể như sau:

Quản lý con người trước tiên là phải xác định được vị trí đúng đắn của mỗi người trong tập thể, trong hệ thống xã hội; quy định rõ chức năng, quyền hạn và vai trò của họ trong xã hội.

Quản lý con người là đào tạo, bồi dưỡng con người, hướng dẫn và giúp đỡ họ thực hiện vai trò xã hội, những chức năng, nghĩa vụ và quyền hạn của họ đối với tư cách là chủ thể hoạt động ở vị trí của họ trong hệ thống tổ chức. Ở đây, vai trò của công tác đào tạo có ý nghĩa vô cùng quan trọng được các nước đưa lên chính sách hàng đầu.

Quản lý con người là tạo ra cho mọi cá nhân (trước hết là trong công việc và sinh hoạt) những điều kiện thuận lợi nhất để họ thực hiện tốt nhất vai trò xã hội của mình; gắn lợi ích của mỗi cá nhân với lợi ích của tập thể.

Quản lý con người còn có ý nghĩa là thường kiểm tra xem mỗi người có thực hiện đúng vai trò của mình hay không. Muốn làm được điều đó cần thường xuyên tác động, uốn nắn và đánh giá đúng về kết quả hoạt động của con người.

Như vậy, muốn tạo điều kiện thuận lợi cho mỗi cá nhân trong tổ chức thực hiện tốt vai trò của mình; người lãnh cần giúp họ thích nghi, hoà hợp với tập thể nhằm tạo cho cá nhân vừa có tính độc lập, sáng tạo, vừa có mối quan hệ gắn bó với các thành viên khác.

Để quản lý con người, nhà quản lý cần gì?

Theo ý kiến của R.Herstenberg – người đứng đầu tập đoàn General Motos người quản lý cần có:

Yêu cầu thứ nhất là phải có kiến thức sâu rộng. Mỗi nhà quản lý cần phải biết thực hiện công việc của mình một cách chuyên nghiệp. Phải có tinh thần cầu thị và ý thức tự hoàn vốn tri thức của mình.

Yêu cầu thứ hai là phẩm chất và tinh thần trách nhiệm cao trong công việc.

Yêu cầu thứ ba là phải biết cảm nhận cái mới và dám mạo hiểm.

Yêu cầu thứ tư là phải nhạy cảm và năng động.

Yêu cầu thứ năm là năng lực làm việc tốt, thường xuyên muốn trở nên giỏi giang hơn để hoàn thành công việc được tốt.

Phải xác định rằng xã hội càng phát triển thì yếu tố con người trong hệ thống quản lý chất lượng lại càng quan trọng đối với doanh nghiệp. Bởi một lẽ đơn giản, để nhân viên luôn làm việc với năng suất và chất lượng cao nhất, ban lãnh đạo cần phải tạo ra một môi trường làm việc bình đẳng, công bằng, thẩu hiểu và lắng nghe nhu cầu của từng cá nhân.

Để có những bước tiến xa hơn trên con đường chinh phục những thành công, LAVAN chúng tôi khuyên doanh nghiệp bạn nên áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO và đặc biệt chú trọng đến yếu tố con người.