Hệ thống kiểm soát nội bộ – Kỹ năng nhà quản trị nhất định phải biết

Với tư cách là một chủ doanh nghiệp, bạn có cho rằng việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ là cần thiết để ngăn chặn những việc làm gian dối, không minh bạch của nhân viên?

Doanh nghiệp bạn có định hướng phát triển tốt, có chiến lược kinh doanh khôn khéo và bạn cũng có một đội ngũ nhân viên giỏi nghề. Thật tuyệt vời! Nhưng bạn có dám chắc rằng những ý tưởng của bạn sẽ được mọi người thực thi một cách hoàn hảo, nghĩa là đem lại hiệu quả và thành công như mong muốn?

Để trả lời những câu hỏi trên, bạn hãy theo dõi ngay bài viết dưới đây của LAVAN chúng tôi!

Mục tiêu của kiểm soát nội bộ 

hệ thống kiểm soát nội bộ

Mục tiêu của kiểm soát nội bộ

1. Tính tuân thủ (Compliance): là việc thực thi các hành động theo đúng các chỉ thị hoặc theo đúng các quy định và quy trình có hiệu lực đã đề ra. Trong môi trường doanh nghiệp, sự tuân thủ thể hiện ở 2 cấp độ:

  • Tuân thủ tất cả các quy định của pháp luật hiện hành tại Việt Nam.
  • Tuân thủ các quy định của điều lệ công ty, các quy trình, quy định nội bộ, văn hoá, chuẩn mực, giá trị cốt lõi của doanh nghiệp.

2. Tính minh bạch (Transparency): bao gồm

  • Sự chính xác: Thông tin phản ảnh chính xác dữ liệu tổng hợp từ sự kiện phát sinh.
  • Sự nhất quán: Thông tin được trình bày có thể so sánh được và là kết quả của những phương pháp được áp dụng đồng nhất.
  • Sự thích hợp: Khả năng thông tin tạo ra các quyết định khác biệt, giúp người sử dụng dự đoán kết quả trong quá khứ, hiện tại và tương lai hoặc giúp xác nhận và hiệu chỉnh các mong đợi.
  • Sự rõ ràng: Thông tin truyền đạt dễ hiểu.
  • Sự đầy đủ: Thông tin phản ánh đầy đủ các sự kiện phát sinh và các đối tượng có liên quan.
  • Sự thuận tiện: Thông tin được thu thập và tổng hợp dễ dàng.
  • Sự kịp thời: Thông tin có sẵn cho người sử dụng trước khi thông tin giảm khả năng ảnh hưởng đến các quyết định.

3. Tính hiệu quả và hiệu lực (Effectiveness and Efficiency) trong tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh: thể hiện qua

  • Chất lượng (Quality)
  • Thời gian (Time)
  • Chi phí (Cost)
  • Phạm vi hoạt động

4. Tính đáng tin cậy của báo cáo tài chính (Reliability of financial Reporting): độ tin cậy thể hiện qua

  • Đúng thẩm quyền (Authorization)
  • Nguyên tắc ghi nhận (Recording)
  • Thẩm quyền tiếp cận tài sản (Access to Assets)
  • Sự phù hợp giữa tài sản thực tế và sổ sách (Asset Accountability)

Vì sao doanh nghiệp bạn cần đến kiểm soát nội bộ?

hệ thống kiểm soát nội bộ

Vì sao bạn cần đến kiểm soát nội bộ?

Một thực trạng khá phổ biến hiện nay là phương pháp quản lý của doanh nghiệp còn lỏng lẻo, khi các doanh nghiệp nhỏ được quản lý theo kiểu, còn các doanh nghiệp lớn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ. Cả 2 mô hình này đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những quy chế thông tin, kiểm tra chéo giữa các bộ phận để phòng ngừa gian lận.

Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chính là xác lập một cơ chế giám sát mà ở đó bạn không quản lý bằng lòng tin, mà bằng những quy định rõ ràng nhằm:

  • Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm...).
  • Bảo vệ tài sản không bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp...
  • Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và tạo dựng lòng tin đối với họ.
  • Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của doanh nghiệp cũng như các quy định của luật pháp.
  • Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính.
  • Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra.
  • Các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ

Các yếu tố không thể thiếu trong hệ thống kiểm soát nội bộ

Tuỳ vào loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mô của doanh nghiệp mà hệ thống kiểm soát nội bộ được sử dụng khác nhau, nhưng nói chung, hệ thống này cần có 5 thành phần như sau:

1. Môi trường kiểm soát

Là những yếu tố của doanh nghiệp ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ và là các yếu tố tạo ra môi trường mà trong đó toàn bộ thành viên của công ty nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát.

Ví dụ: Nhận thức của các nhà quản lý về liêm chính và đào tạo nghề nghiệp, về việc cần thiết phải tổ chức bộ máy hợp lý, về việc phân công, uỷ nhiệm rõ ràng, về việc ban hành bằng văn bản các nội quy, quy chế, quy trình kinh doanh... Một môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.

2. Biện pháp xác định rủi ro

Dù cho quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý khác nhau, những bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể bị tác động bởi các rủi ro xuất hiện từ các yếu tố bên trong hoặc bên ngoài. Do đó, hệ thống kiểm soát nội bộ cần có phần xác định các rủi ro.

3. Các yêu tố bên trong

Đó là sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức nghề nghiệp, chất lượng cán bộ thấp, sự cố hỏng hóc của hệ thống máy tính, trang thiết bị, hạ tầng cơ sở, tổ chức và cơ sở hạ tầng không thay đổi kịp với sự phát triển, mở rộng của sản xuất, chi phí quản lý cao, thiếu kiểm tra đầy đủ do xa công ty mẹ hoặc do thiếu quan tâm...

4. Các yếu tố bên ngoài

Đó là những tiến bộ công nghệ làm thay đổi quy trình vận hành, thói quen của người tiêu dùng về các sản phẩm, dịch vụ, xuất hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốn ảnh hưởng đến giá cả và thị phần, đạo luật hay chính sách mới...

Để tránh bị thiệt hại do các tác động từ yếu tố bên trong lẫn bên ngoài, bạn cần thường xuyên xác định mức độ rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn, phân tích ảnh hưởng của chúng, kể cả tần suất xuất hiện, từ đó vạch ra các biện pháp quản lý và giảm thiểu tác hại của chúng. Bên cạnh đó, hệ thống thông tin và truyền thông nội bộ của công ty bạn cần được tổ chức sao cho có thể bảo đảm tính chính xác, kịp thời, đầy đủ, xác thực, dễ nắm bắt và đến đúng người có trách nhiệm.

5. Yếu tố giám sát và thẩm định

Đây là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ để đảm bảo nó được triển khai, điều chỉnh khi môi trường thay đổi, cũng như được cải thiện khi có khiếm khuyết.

Ví dụ: Thường xuyên rà xoát và báo cáo về chất lượng, hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát, đánh giá và theo dõi việc ban lãnh đạo cũng như tất cả nhân viên có tuân thủ các chuẩn mực ứng xử của công ty hay không...

Với những chia sẻ khách quan về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp, chúng rôi hi vọng sẽ giải đáp được thắc mắc của nhiều chủ doanh nghiệp. Để biết thêm thông tin chi tiết, bạn hãy nhanh tay liên hệ với LAVAN để được tư vấn và hỗ trợ sớm nhất!

>> Bạn nên xem thêm: