5 Bước đơn giản để thiết lập quy trình kiểm soát chất lượng

Trong sản xuất, quy trình kiểm soát chất lượng là một thành phần quan trọng, là chuẩn mực để quản lý chất lượng trong doanh nghiệp. Khi quá trình này diễn ra không đúng, nó có thể khiến việc tiêu thụ sản phẩm bị tổn thất nặng nề. Vậy làm thế nào để bạn tạo ra một quy trình kiểm soát hiệu quả? Hãy theo dõi bài viết dưới đây của LAVAN sẽ giúp bạn có thể bắt đầu.

Quy trình kiểm soát chất lượng là gì?

quy trình kiểm soát chất lượng

Quy trình kiểm soát chất lượng là gi?

Kiểm soát chất lượng là một quy trình nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm, dịch vụ được tuân thủ thực hiện theo một tiêu chí xác định, đáp ứng các yêu cầu của khách hàng. Thông qua quá trình kiểm soát chất lượng, chất lượng sản phẩm sẽ được duy trì và các lỗi sản xuất sẽ được kiểm tra và điều chỉnh.

Các bước xây dựng quy trình kiểm soát chất lượng

quy trình kiểm soát chất lượng

Các bước xây dựng quy trình kiểm soát chất lượng

1. Đặt ra tiêu chuẩn chất lượng

Trong một số ngành bạn phải đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng do một cơ quan bên ngoài đặt ra, chẳng hạn như hiệp hội ngành, thanh tra an toàn và sức khoẻ địa phương hoặc cơ quan quản lý của Chính phủ. Và ở mỗi nơi, tiêu chuẩn chất lượng đặt ra mỗi khác, không có bất kỳ tiêu chuẩn chất lượng chính thức nào, vì vậy bạn cần phải thiết lập tiêu chuẩn cho riêng cho doanh nghiệp của mình.

Mỗi bộ phận của doanh nghiệp bạn sẽ có các tiêu chuẩn kiểm soát chất lượng khác nhau. Tuy nhiên, tất cả chúng phải được đo lường khách quan. Các tiêu chuẩn đo lường bao gồm:

  • Trả lời tất cả các cuộc gọi của khách hàng.
  • Trả lời tất cả các email dịch vụ khách hàng trong vòng 4 giờ.
  • Giải quyết các vấn đề về dịch vụ khách hàng trong 5 phút hoặc ít hơn.

2. Quyết định các tiêu chuẩn chất lượng cần tập trung vào

Bạn muốn đảm bảo chất lượng trong tất cả các khía cạnh hoạt động của doanh nghiệp bạn. Tuy nhiên, hãy bắt đầu bằng cách tập trung vào các biện pháp quan trọng nhất, những biện pháp có ảnh hưởng lớn nhất đến lợi nhuận và trải nghiệm khách hàng của bạn. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp của bạn có được kết quả nhanh chóng và cũng giúp bạn và nhóm của bạn không bị quá tải.

Ví dụ: Nếu bạn sở hữu một doanh nghiệp gia công cơ khí, giữ cho môi trường làm việc luôn sạch sẽ chắc chắn là điều cần thiết trong quy trình kiểm soát chất lượng của bạn nhưng không phải là điều quan trọng nhất. Nhận đơn đặt hàng gia công từ khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác là một tiêu chuẩn quan trọng hơn, bởi vì nó có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng trải nghiệm và sự hài lòng của khách hàng.

3. Tạo ra các quy trình hoạt động để cung cấp chất lượng

W.Edwards Deming, người sáng lập kiểm soát chất lượng hiện đại, tin rằng các quy trình kiểm soát chất lượng được thiết lập thành công sẽ dẫn đến các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao. Nếu bạn tạo các quy trình thành công, liên tục đo lường kết quả của các quy trình thì sản phẩm/dịch vụ của bạn sẽ ngày càng tốt hơn.

4. Xem lại kết quả của bạn

Hầu hết các phần mềm kinh doanh, từ các ứng dụng tài chính và kế toán đến quản lý quan hệ khách hàng hoặc các công cụ dịch vụ khách hàng, cho phép bạn tuỳ chỉnh thông tin bạn thu thập và sử dụng bảng điều khiển để xem nhanh. Xem xét dữ liệu của bạn thường xuyên để xem doanh nghiệp của bạn đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng tốt như thế nào.

5. Nhận phản hồi từ nguồn bên ngoài

Sử dụng phản hồi có thể đo được từ các nguồn bên ngoài, chẳng hạn như khảo sát khách hàng, xếp hạng, đánh giá trực tuyến và điểm quảng cáo ròng (NPS), để có được bức tranh đầy đủ hơn về chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Ngoài ra, còn phải nhận phản hồi thường xuyên từ phía nhân viên.

Cho dù các quy trình của công ty bạn đang hoạt động tốt đến đâu, thì quy trình kiểm soát chất lượng luôn cho thấy có cơ hội để cải tiến và duy trì hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả trong doanh nghiệp bạn. Mọi vấn đề thắc mắc về quy trình, hoặc cần tư vấn, hỗ trợ, hãy nhanh tay liên hệ với LAVAN ngay trong hôm nay để được giải đáp sớm nhất!