5027

Cách thiết lập hệ thống quản trị cho doanh nghiệp SME

Như chúng ta đã biết, để doanh nghiệp hoạt động như một cỗ máy trơn tru, ổn định các hoạt động trong tổ chức, doanh thu và lợi nhuận luôn tăng đều đặn thì cần phải có một hệ thống quản trị tốt. Đối với các tập đoàn hay các công ty lớn với nguồn lực dồi dào thì việc đầu tư để thiết lập một hệ thống quản trị tốt là điều dễ dàng, nhưng đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) với nguồn lực hạn hẹp thì sao? Việc xây dựng một hệ thống quản trị bài bản đó là điều không thể và vượt quá khả năng của doanh nghiệp, nhưng ngược lại nếu không có hệ thống quản trị thì doanh nghiệp không thể phát triển bền vững được.

Với hai khía cạnh trên, là một nhà quản trị chúng ta phải cân nhắc việc thiết lập hệ thống sao cho phù hợp với qui mô của doanh nghiệp mình và từ đó sẽ là cơ sở để cải tiến và nâng cấp cho phù hợp với quy mô sự của doanh nghiệp, có như vậy mới đảm bảo việc phát triển bền vững. Ngoài ra hệ thống quản trị còn giúp doanh nghiệp vận hành trôi chảy mà không cần quả nhiều sự giám sát đốc thúc, nhà quản lý có thể trút bớt gánh nặng công việc và yên tâm xây dựng các chiến lược kinh doanh cho doanh nghiệp. Sau đây là các chức năng quản trị chính cần thiết được xây dựng cho doanh nghiệp SME:

1. Xây dựng quy chế quản trị

 

thiết lập hệ thống quản trị cho doanh nghiệp

Xây dựng quy chế quản trị

Quy chế nội bộ về quản trị công ty là những văn bản nội bộ do công ty ban hành, trong đó quy định về các cách thức để điều hành và kiểm soát công ty. Ngoài ra, Quy chế quản trị cũng quy định hoạt động và tài chính quản lý các hoạt động chung và tài chính, tài sản của doanh nghiệp.

Đối với các công ty cổ phần vừa và nhỏ, quy chế nội bộ về quản trị công ty có thể bao gồm các nội dung chủ yếu sau:

  • Trình tự, thủ tục về triệu tập và biểu quyết tại Đại hội đồng cổ đông;
  • Trình tự, thủ tục đề cử, ứng cử, bầu, miễn nhiệm và bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị;
  • Trình tự, thủ tục tổ chức họp Hội đồng quản trị;
  • Quy trình, thủ tục phối hợp hoạt động giữa Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và Giám đốc (Tổng giám đốc) điều hành;
  • Quy trình, thủ tục về việc thành lập và hoạt động của các tiểu ban thuộc Hội đồng quản trị. Việc xây dựng quy chế quản trị đòi hỏi phù hợp với định hướng, mục tiêu của nhà quản lý cũng như tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. Quy chế quản trị chung này sẽ là nền tảng cho các bước tiếp theo, là khung để xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp hoàn chỉnh.

2. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức - chức năng nhiệm vụ

Ở bước này, nhà quản lý cần thực hiện các công việc sau:

  • Phác thảo nên một sơ đồ cơ cấu tổ chức hợp lý nhằm hỗ trợ thực thi các mục tiêu của doanh nghiệp.
  • Xây dựng bộ tài liệu mô tả chức năng, nhiệm vụ các phòng ban, bộ phận của doanh nghiệp.
  • Tạo bản mô tả công việc của các vị trí chủ chốt.
  • Phác thảo ma trận phân công trách nhiệm giữa các phòng ban, bộ phận của doanh nghiệp.

3. Xây dựng hệ thống quản trị tài chính

Quản trị tài chính là quản trị nguồn vốn (bao gồm vốn tiền mặt, vốn, tài sản và các quan hệ tài chính phát sinh như: khoản phải thu – khoản phải trả), nhằm tối đa hóa lợi nhuận của doanh nghiệp.

Đây là nghiệp vụ mang tính sống còn của doanh nghiệp, do đó cần thiết lập ngay sau khi đã xác định cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ các phòng ban. Tại bước này, nhà quản lý cùng với các cố vấn chuyên môn của mình sẽ xây dựng nên các quy trình, quy định, hướng dẫn quản lý hoạt động tạm ứng, thanh quyết toán, theo dõi và thu hồi công nợ…

4. Xây dựng hệ thống quản trị hoạt động sản xuất kinh doanh

Hoạt động sản xuất kinh doanh (SXKD) là hoạt động trực tiếp tạo ra lợi nhuận và là lý do chính khiến doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Ban lãnh đạo sẽ thiết lập các quy trình, quy định, hướng dẫn quản lý hoạt động này bao gồm: Marketing, bán hàng, quản lý dự án, thiết kế, mua hàng, sản xuất chế tạo, thi công, nghiệm thu, quản lý tồn kho.

5. Tạo dựng hệ thống quản trị nguồn lực

Nguồn lực đầu vào chủ yếu của bất kỳ tổ chức kinh doanh nào đều là vốn và lao động. Vốn ở đây không chỉ là tiền mặt mà còn là tài sản cố định, cơ sở vật chất phục vụ cho sản xuất kinh doanh.

Doanh nghiệp cần xây dựng các hệ thống chặt chẽ nhằm quản lý hiệu quả 2 loại đầu vào này, thông qua việc xây dựng:

  • Các quy trình, quy định, hướng dẫn quản lý hoạt động tuyển dụng nhân sự, đào tạo nhân sự, theo dõi năng lực nhân sự
  • Các quy trình, quy định, hướng dẫn quản lý máy móc – thiết bị, bảo trì, bảo dưỡng và sữa chữa máy móc – thiết bị

6. Thiết lập hệ thống quản trị hành chính

Bước cuối cùng để hoàn thành một hệ thống quản lý hoàn chỉnh đó là quản lý hành chính doanh nghiệp. Ban điều hành cần xây dựng các quy trình, quy định, hướng dẫn quản lý thông tin, tài liệu của doanh nghiệp, các công văn – văn bản đến và đi.

Nhưng đối với doanh nghiệp SME thì rất khó để thiết lập đồng bộ 6 hệ thống quản trị trên, chúng ta phải từng bước thiết lập từng hệ thống một tuỳ vào mức độ ưu tiên để kiểm soát rủi ro của doanh nghiệp, mỗi giai đoạn phát triển chúng ta lại tiếp tục xây dựng thêm các hệ thống còn lại cho đến khi đủ để kiểm soát các hoạt động trơn tru và phát triển bền vững.


LIÊN HỆ HOTLINE 0947 597 268 ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN TRỰC TIẾP

ĐỂ LẠI THÔNG TIN ĐỂ TƯ VẤN HOẶC NHẬN SÁCHTẠI ĐÂY